Les Achats et le COVID-19 : Les réponses à vos questions

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Amenallah Reghimi et Michael Roesch, de JAGGAER, se sont récemment associés à Philip Ideson, fondateur et directeur général d’Art of procurement, pour présenter aux professionnels des achats des tactiques de réponse à la crise mondiale actuelle. Le nombre de questions posées à nos intervenants a été très important et toutes n’ont pas pu recevoir une réponse. Nous avons donc regroupé quelques-unes des meilleures et demandé à nos conférenciers d’apporter des éclaircissements supplémentaires.

1. Étant donné que nous avons parlé des défis auxquels nous sommes confrontés dans le cadre du télétravail et de la nécessité d’améliorer/de mettre en œuvre de nouveaux systèmes, que pouvez-vous nous dire sur la gestion du changement dans l’organisation : les défis liés à la mise en œuvre du système, l’adaptation des utilisateurs professionnels aux nouveaux systèmes, etc. ? 

Philip : Voilà une excellente question.  Il y a deux éléments dont l’importance est déjà cruciale dans des circonstances normales, mais qui acquièrent une tout autre dimension lorsque tout le monde travaille à distance. Le premier est le besoin fondamental d’une gestion de projet solide, axée sur la gestion du changement et les communications, et d’un chef de projet disposant des moyens nécessaires pour travailler. Le second, une interface utilisateur/expérience utilisateur intuitive, devient encore plus important lorsque vos utilisateurs n’ont plus la possibilité de demander à un collègue de leur expliquer l’exécution d’une fonction, ils doivent la découvrir par eux-mêmes, et votre choix va dépendre de leur capacité à le faire.

2. Comment pouvons-nous, en tant qu’acheteurs, gérer la mise à jour constante des prix du marché, afin de rester compétitifs et d’attirer les clients dans cette situation instable ?

Amen : Il faut simplement vous assurer que les données de vos fournisseurs sont bien à jour et que des opportunités sont disponibles. Cela signifie que vous devez être en mesure d’obtenir des mises à jour des prix directement de la part de vos fournisseurs et du marché en général, afin de pouvoir effectuer des analyses comparatives immédiates. Vous pouvez également réaliser des événements de sourcing plus fréquemment pour vous assurer d’obtenir les prix les plus récents.

Philip : Pour abonder dans ce sens, je pense que des actions comme des enchères électroniques peuvent permettre de connaître rapidement les prix du marché et de saisir des occasions de profit. S’agissant de produits de consommation courante, les variations de coût sont relativement faibles.

3. De quel module conçu par JAGGAER l’outil Predictive Analytics fait-il partie ?

Amen : L’outil Predictive Analytics fait partie de la solution JAGGAER Analytics. JAGGAER a conçu un projet pilote pour tester notre capacité à réaliser des prévisions en utilisant un système externe pour obtenir les prévisions de l’indice.
Sur cette base, nous sommes parvenus à la conclusion que même si nous pouvons disposer de différents tableaux de bord prédéfinis pour les dépenses et les achats en général, pour l’analyse prédictive, il ne peut pas s’agir d’une capacité « prête à l’emploi ». Notre objectif est plutôt de construire le cadre et de discuter des cas d’utilisation avec les clients, puis d’ajouter les scénarios potentiels.
Cela dit, si un client/prospect est prêt à collaborer avec nous, nous établirons une liste de contrôle définie pour mieux comprendre les prévisions qu’il tente d’établir. Par exemple :

  • Quelle analyse faites-vous actuellement concernant les prévisions de dépenses ou de prix ?
  • Quels indices de matières premières suivez-vous actuellement ?
    • Plus précisément, quelles données ou informations aimeriez-vous fournir ?
    • Qui, au sein de l’organisation, utiliserait ces données ou informations ?
  • Quelles catégories seraient concernées ?

4. Comment réduire les risques liés aux délais dans une situation comme celle-ci ? 

Michael : Les délais de livraison sont actuellement au centre de toutes les inquiétudes. L’une des meilleures choses à faire consiste à vous assurer que vous disposez d’un groupe diversifié de fournisseurs et de fournisseurs de secours pour vos articles essentiels. Dépendre d’un fournisseur unique signifie que lorsque sa production ou ses expéditions sont retardées, vous ne disposez d’aucune solution de rechange simple pour réduire les délais. Si vous avez des fournisseurs de secours auxquels vous pouvez recourir rapidement, vous aurez moins de chances de subir des retards. C’est pourquoi l’outil de simulation est utile, car il peut vous aider à déterminer si une configuration avec un fournisseur unique, deux fournisseurs ou plusieurs fournisseurs constitue le meilleur équilibre entre les risques et les coûts.

5. Nous affrontons tous une situation sans précédent, qui nous posent de nombreux défis connus et inconnus, mais aussi des chances potentielles à saisir. Selon vous, quelles seront-elles lorsque tout cela sera terminé ? 

Michael : Je pense qu’avec un grand nombre de personnes travaillant à domicile et connectées numériquement, nous commençons à prendre conscience de l’importance vitale des connexions numériques, entre employés ou entre acheteur et fournisseur. En outre, je crois que les équipes chargées des achats vont ainsi acquérir une souplesse accrue. Si vous manquiez de souplesse auparavant, vous prenez conscience des conséquences. Je pense donc que nous avons là deux éléments sur lesquels les équipes chargées des achats peuvent maintenant travailler et progresser à mesure que la récupération se confirme.

Philip : J’ajouterais qu’à l’heure actuelle, beaucoup de choses dépendent de la manière dont votre organisation spécifique a été touchée. Certaines sont en mode croissance et accélèrent même cette croissance. D’autres jouent l’attentisme, tandis que d’autres encore sont fortement touchées et tentent simplement de s’adapter. Certaines entreprises disposent maintenant de la possibilité d’aider leur base d’approvisionnement et de leur fournir des liquidités, ce qui renforce leurs relations. Être là pour vos fournisseurs, c’est réellement un atout majeur.

6. Avez-vous des outils de prévision pour sonder l’avenir, plutôt que pour regarder en arrière ? 

Amen : Absolument. Notre outil d’analyse offre la possibilité de faire une analyse de simulation. Vous disposez ainsi des impacts prévus suite à la modification d’un paramètre donné, qu’il s’agisse d’un coût, d’un volume, d’un fournisseur ou d’autre chose. Le tout est accessible via le sourcing, les dépenses, les économies, etc. Nous avons pu commencer à créer des algorithmes d’apprentissage automatique qui peuvent réellement vous aider à prévoir ces scénarios potentiels, plutôt que de les construire vous-même. Ces prévisions sont basées sur des catégories avec des données de votre propre système et de sources externes. Vous pouvez ainsi appliquer une analyse de simulation supplémentaire pour vous donner une meilleure image d’ensemble.

7. Pourquoi observe-t-on une diminution des activités d’achats pendant la pandémie de COVID ? Je m’attends à ce qu’elle augmente, car les entreprises s’approvisionnent en matériaux auxquels elles n’auront peut-être pas accès à l’avenir.

Michael : Il est clair que les achats ont augmenté dans certains domaines. Prenez l’exemple des épiceries, qui commandent plus de pâtes, de riz et de papier toilette que jamais auparavant, ou le domaine médical où les EPI et autres équipements sont extrêmement demandés. Cependant, pour de nombreux secteurs, la réduction de l’activité et l’instabilité économique ont conduit les directeurs financiers à déconseiller les achats inutiles et à privilégier la préservation des liquidités. Les services financiers réduisent les dépenses, ce qui signifie moins d’achats. Pour certains, la demande peut augmenter, mais les fournisseurs ne sont pas en mesure d’y répondre, ou leurs lignes d’approvisionnement sont perturbées parce qu’ils dépendent de la fabrication en Chine, au Japon, en Allemagne, en Italie ou dans d’autres pays durement touchés par le virus.

8. Vous avez indiqué la possibilité d’une augmentation importante des prix après la suppression des blocages dans certaines régions. Pouvez-vous nous en dire plus sur les raisons de cette hausse ? 

Philip : Je pense que cela dépendra uniquement de l’offre et de la demande. De nombreuses entreprises réduisent actuellement la capacité de leur chaîne d’approvisionnement, qu’il s’agisse de sièges d’avion, de fermetures de chaînes de fabrication ou de réduction du nombre d’employés dans une entreprise de services professionnels. Leur intérêt, au moins à court ou moyen terme, sera de limiter l’offre, afin de disposer du pouvoir de fixer les prix, ce qui entraînera une hausse de ces derniers. Je ne pense pas que cette situation se répercute sur tous les produits et services achetés par une entreprise, mais d’un autre côté, nous ne pouvons pas nous attendre à une diminution de tous les prix provoquée uniquement par une demande totale plus faible.

9. Les KPI de JAGGAER évaluent-ils les données à partir de sources externes comme des systèmes ERP? Selon quelle fréquence les données externes sont-elles actualisées ?

Amen : Oui, JAGGAER peut importer des données provenant de systèmes ERP et d’autres sources de données tierces. JAGGAER prend alors ces données et en tire des indicateurs de performance clés (KPI). Nous pouvons facilement créer de nouveaux KPI à partir de sources internes et externes.

Nous avons la possibilité de configurer la fréquence en fonction des cas d’utilisation des clients et de la quantité de données à transférer. Pour les dépenses, nous le faisons généralement sur une base mensuelle ou trimestrielle, mais en situation de crise, nous conseillons de le faire plus souvent. Pour d’autres données, notamment les risques ou les informations concernant les fournisseurs, etc., nous pouvons le faire sur demande ou plus fréquemment, par exemple plusieurs fois par jour, une fois par semaine, etc.

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