Digitalisation des Achats

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« Ne leur parle pas des formulaires électroniques de demande d’achat ! Ils ne comprendront pas… » C’est en ces termes définitifs qu’un consultant de haute volée me parlait de vous, de vous qui décidez de rendre votre entreprise plus compétitive, de construire un ROI, de conduire un projet et d’en assurer le succès parfois au risque de vos propres carrières. Et pourtant a-t-il tort ?

Tout d’abord répétons que les projets de digitalisation des Achats nécessitent de se pencher collectivement sur 6 sujets : les objectifs d’entreprise du projet, les indicateurs de mesure du succès, les processus nécessitant une digitalisation, les réorganisations à mener en parallèle du projet de digitalisation, les Fournisseurs à considérer et les utilisateurs internes à servir. Par collectivement j’entends votre organisation et les éditeurs/intégrateurs en short-list de votre projet.

 

Une adoption totale est la clé du succès de votre projet de digitalisation des achats
Quel que soit votre objectif – mise sous contrôle les demandes d’engagement, réduction des factures sans commande -, vous devrez alors au-delà des processus idoines, fournir à vos utilisateurs un contenu facile à utiliser et pertinent par rapport à leur activité. Car que fait un utilisateur dans une solution de eProcurement ? Il entre sa recherche et attend des réponses immédiates. C’est le contenu.

 

Les contenus d’un Procure-to-Pay sont les catalogues, les contrats et les demandes d’achats personnalisées. Les demandes d’achats personnalisées sont les seules à s’adapter à tous les niveaux de maturité digitale.
Lorsque chacun parle de contenu, tout de suite surgissent les catalogues alors que les contrats et les demandes d’achats sont des éléments clés trop souvent ignorés.

Les contenus considérés sont souvent catalogues, contrats et demandes d’achats, comment s’appliquent-ils à votre degré de maturité digitale et comment choisir votre éditeur ?

• Les catalogues sont un idéal puisque leur usage permet d’atteindre le coût marginal voisin de 0€ sur une transaction complète. Comme toute situation idéale, ils ne s’appliqueront qu’à une part de vos achats et réclameront une maturité digitale avancée liée à une organisation spécifique.

Les Contrats sont une solution sous-utilisée car exploitée de manière très inégale d’un éditeur à l’autre. Quand certains limitent leurs capacités à la réception de factures face au contrat (récurrents), d’autres sont capables d’en faire des objets identiques à des catalogues avec en plus une conformité des commandes et factures au contrat et la possibilité d’être consommés suite à une simple recherche. La compréhension de ces objets métier réclame une attention aux détails et du temps que peu d’équipe projet s’octroient. Pourtant cet objet est le plus naturel à mettre en œuvre.

La demande d’achats personnalisée s’adapte à tous les contextes de maturité digitale et est la seule solution garantissant une adoption à 100%. De plus l’arrivée de l’IA accélérera encore sa facilité d’usage.

Chaque utilisateur doit pouvoir en effectuant une recherche se voir offrir une solution adéquate. Un formulaire parfaitement adapté à son contexte (achat marketing, de seringues, de cartes de visite, de chaussures de sécurité….) sera sa solution. Chaque type d’achat requiert des questions particulières propres à définir le besoin allégeant la charge des Appro et fiabilisant l’information sur le reste de la chaîne.

Pour choisir votre éditeur, assurez-vous que ses formulaires de Demande d’Achat seront maîtrisables par l’équipe projet, multipliables à l’infini, être trouvés via une simple recherche et présentés en page d’accueil avec des images contextualisées selon des critères de régions, pays, organisations etc.

 

Pourquoi ne pas utiliser une demande d’achat standard ?
La demande d’achat standard sera bien souvent un formulaire détourné de la demande d’achat papier avec un devis en pièce jointe surchargeant les Appros/Achats. Un grand pas a été réalisé !

Sans la possibilité de créer à l’envie des formulaires toujours plus adaptés, il en sera de ce premier pas comme il en a été de celui de Neil Armstrong sur la Lune : un grand pas pour l’humanité certes mais un seul…

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