De l’intérêt du « Status Report » hebdomadaire

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Dans chacune de nos missions de conseil, nous donnons à nos clients un état d’avancement hebdomadaire du projet et de nos livrables. Cela oblige nos équipes à prendre du temps pour réaliser toutes les semaines un état des lieux de leurs activités (ce qui a été fait, ce qui reste à faire, ce qui bloque,..).

Ce temps peut paraître contre-productif, puisque cela empêche les consultants d’avancer sur leurs sujets. Cela nécessite aussi que le client soit disponible pour, toutes les semaines, faire un point sur la situation :

A première vue, vous allez me dire : c’est de la perte de temps, c’est de la réunionite !
Dans les faits, ce status report à plusieurs vertus. Il permet :

• Au chef de projet d’avoir une vision claire de la situation, afin de réagir si cela est nécessaire..

• De tenir le client informé des points bloquants, des évolutions et des réussites – en un mot rendre visible notre travail

• De partager à la semaine les actions de chacun (client/consultants)

Et puis il a des effets collatéraux non dits qui sont tout aussi important :

• Il maintient le projet sous tension (personne n’a envie de montrer que son « sous-projet » n’a pas avancé – client comme consultant).

• Il permet à l’ensemble des membres du projet de prendre du recul sur sa situation (prendre 15 minutes par semaine sur le réalisé et le reste à faire est important)

Alors bien sur la difficulté est de trouver le juste milieu entre l’efficacité opérationnelle et donner de la visibilité.

Personnellement, je pense qu’un bon status report doit être préparé en 15 à 20 minutes par les membres de l’équipe, et présenté au client en 30 minutes voire une heure maximum dans les projets complexes

Au delà, cela signifie que l’on vient traiter d’autres sujets. Le Status Report se transforme en atelier de travail et ce n’est pas le but de ce moment « Heads-up », comme disent les anglo-saxons.
Je vous laisse, j’ai un Status Report qui commence…

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