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    Tout ce que vous devez savoir pour créer un avantage concurrentiel grâce à la fonction Achats

    Atteindre un avantage concurrentiel.

     

    Voilà la mission du département des Achats de l’entreprise Mars, le groupe agroindustriel américain célèbre pour ses confiseries et glaces, ses aliments et pour la nourriture pour animaux de compagnie. Contrairement à de nombreuses déclarations de mission d’entreprise, il ne s’agissait pas d’un document formulé, signé et rangé dans un tiroir (métaphorique ou littéral).

    Le chiffre d’affaires du propriétaire des marques M&M’s, Royal Canin, Mars ou Snickers, est passé à plus de 45 milliards de dollars, bien au-delà des 38,6 milliards de Coca-Cola. Soit une croissance de 60% en huit ans… et bien davantage que toutes les majors actives aux Etats-Unis, dont Mondelez, Nestlé ou Heinz.

    Tous ceux qui travaillaient dans le service des Achats chez Mars savaient que, si jamais ils rencontraient un membre du Groupe, et qu’on leur demandait : « Qu’avez-vous fait pour vous procurer des produits ou des services meilleurs que Cadbury et Rowntree’s ? »

    Le mot à retenir ici est « meilleur ».

    Traditionnellement, aux yeux de nombreux chefs d’entreprise et, par conséquent, aux yeux de ceux qui dirigent la fonction des Achats, le « meilleur » est défini comme étant le moins cher. À certains égards, cette priorité a porté ses fruits.

    Depuis la crise économique de 2008, les services d’achat du monde entier ont sauvé des milliers d’entreprises et protégé des millions d’emplois en réduisant les coûts de plusieurs milliards.

    Une conséquence inattendue de ces travaux herculéens est qu’ils ont renforcé une définition étroite et restrictive de la fonction Achats.

    Pour les autres départements de l’entreprise, Les Achats sont le service qui dit « non ». Pourtant, en réalité, les Achats pourraient être, devraient être – et sont de plus en plus – une puissante source d’avantage concurrentiel.

     

    Martin Denham, directeur des opérations chez les conseillers en Achats Xoomworks part of Accenture, a déclaré : « Les Achats sont trop souvent considérés – au sein des entreprises et parfois au sein de leur propre fonction – comme un service qui définit les processus, négocie les contrats, rédige les règlements et les applique. Aux yeux des autres services de l’entreprise, c’est le département qui dit ‘non’. Pourtant, en réalité, les Achats pourraient être, devraient être – et sont de plus en plus – une puissante source d’avantage concurrentiel. »

    Dans une économie mondiale qui évolue à grande vitesse, les Achats ont une occasion historique de prouver qu’ils peuvent créer de la valeur pour l’entreprise, et pas seulement la protéger.

    Les outils sont là – les technologies numériques, les logiciels source-to-pay, l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’Internet des objets (IoT), le machine learning et l’intelligence artificielle – deviennent de plus en plus courants, même si, selon les entreprises, on se trouve à des stades très différents du parcours de transformation digitale.

    « Si les Achats doivent faire plus avec moins – ce que, comme toute autre fonction centrale, on attend de plus en plus d’eux, ils doivent adopter ces nouvelles technologies pour automatiser les activités moins stratégiques, améliorer leurs capacités et devenir plus agiles« , explique George Rösch, Vice-President of Product Management chez JAGGAER.

    L’essor des nouvelles technologies – et le déclin des anciens modèles d’entreprise – donne aux Achats l’occasion de se réinventer. La question majeure est : saisirons-nous cette occasion ?

    La vue d’ensemble

    Cela ne se fera pas tout seul et ce ne sera pas facile.

    Il appartient aux responsables des Achats d’avoir le courage, la clairvoyance et l’imagination nécessaires pour réévaluer fondamentalement ce qu’ils font, pourquoi ils le font et comment cela sert leur organisation.

    De nombreuses supply chains n’ont pas été créées dans une optique long-termiste.

    Elles sont le résultat d’un amalgame complexe de mentalités héritées du passé, de relations historiques, de priorités à court terme, de préjugés culturels, de fluctuations de la demande du marché, de l’évolution des objectifs de l’entreprise et, pour être honnête, d’un effort continu pour s’assurer que l’entreprise dépense son argent aussi efficacement que possible.

    Peu de responsables des Achats ont été capables de prendre du recul, d’adopter une perspective différente et de regarder la situation dans son ensemble.

    De temps en temps, beaucoup d’entre eux se sont dit qu’il devait y avoir un moyen plus efficace de faire x ou y, mais souvent, la pression quotidienne est si forte qu’ils ne donnent jamais suite à ces pensées. Il faut que cela change. 

     

    « Grâce aux technologies qui ont déjà été développées – sans parler de celles qui sont en cours de développement – les responsables des Achats peuvent examiner leur fonction, poser des questions fondamentales et, en fonction des réponses, prendre les mesures appropriées », explique M. Denham.

    « La gestion des coûts est l’un des plus grands défis auxquels une entreprise doit faire face et si vous les gérez plus efficacement, ces économies vont directement au résultat. Mais les Achats peuvent exercer une grande influence en considérant le coût d’exploitation de la gestion des coûts. Si les Achats peuvent les minimiser, ils peuvent se concentrer sur les questions qui sont les plus susceptibles d’aider l’organisation à atteindre ses objectifs stratégiques. Les dirigeants peuvent considérer la fonction dans son ensemble et étudier la meilleure façon de la simplifier pour qu’ils puissent consacrer la majeure partie de leur temps à faire des tâches plus utiles à l’entreprise. »

    « Rien de révolutionnaire n’arrivera si nous ne prenons pas des risques de temps en temps et ne sortons pas de notre routine. Il doit évidemment s’agir de risques mesurables, mais pour attirer de nouveaux talents, nous devons faire preuve d’audace. »

    De nombreux responsables des Achats examinent leurs systèmes et processus existants et se demandent « Pourquoi ? », alors qu’ils feraient mieux de rêver à des systèmes et processus entièrement nouveaux et de se demander « Pourquoi pas ? »

    En pratique, peu de fonctions Achats ont la liberté de repartir complètement à zéro. Pourtant, si les dirigeants peuvent regarder au-delà de ce que leur fonction réalise actuellement, ils peuvent envisager ce que les Achats doivent réaliser pour servir l’entreprise dans les trois à cinq prochaines années.

    Après avoir formulé cette vision, ils peuvent l’utiliser pour informer leur stratégie d’achat et, tout aussi important, pour engager, éduquer et persuader les autres départements de l’entreprise. Cela permettra également de relever l’un des défis de la transformation digitale.

    D’après l’expérience de JAGGAER, même si de nombreuses entreprises progressent en matière de technologie numérique, ceux-ci sont souvent de portée limitée. « Beaucoup d’autres organisations ne savent toujours pas par où commencer ou où aller ensuite », déclare George Rösch.

    L’objectif n’est pas de créer une utopie digitale, mais d’avoir une idée claire de la manière dont la technologie peut améliorer les performances et de s’y consacrer.

    Challenger l’entreprise

    Pour le conseil d’administration, je suis aussi bon que la dernière mauvaise chose que j’ai faite

     

    Les responsables des Achats devraient s’inspirer par ce que la théoricienne du management Rosabeth Moss Kanter appelle « la paranoïa saine ».

    Comme elle l’a déclaré au magazine Strategy + Business : Les entreprises qui excellent dans le changement semblent se dire : « D’accord, nous nous en sortons bien aujourd’hui, mais il se peut que ce ne soit plus le cas demain, alors nous ferions mieux d’être meilleurs dans ce que nous faisons aujourd’hui et nous ferions mieux d’essayer de détruire notre propre modèle établi avant que quelqu’un d’autre ne le fasse pour nous ».

    Cela crée une insatisfaction permanente. Peu importe la qualité de vos résultats, vous pensez pouvoir faire mieux. Cela crée une obsession pour les opportunités non atteintes, pour les nouveaux besoins et les nouveaux désirs.

    C’est très entrepreneurial et cela permet aux gens d’être aussi créatifs que possible et de passer du temps à remettre en question les modèles établis. »

    Remettre en question le reste de l’entreprise est une chose, selon Denham, que les responsables des Achats pourraient faire davantage. Pourtant, dans certaines organisations, cela est plus facile à dire qu’à faire.

    Pour commencer, il est difficile de se remettre en question si vous n’êtes même pas dans la même pièce que votre directeur général et votre directeur financier.

    Trop souvent, les responsables des Achats et de la supply chain ne sont vus en personne que lorsque quelque chose ne va pas.

    Un directeur des Achats d’une grande multinationale s’est plaint un jour : « Pour le conseil d’administration, je suis aussi bon que la dernière mauvaise chose que j’ai faite ».

    Pour aider à lutter contre ce phénomène, les responsables des Achats pourraient faire davantage pour placer les chiffres – en particulier les économies nettes – dans un contexte commercial plus large.

    Pour les Achats, l’art de la persuasion commence par le langage – dans la mesure du possible, remplacer le jargon interne par des termes que les autres départements utilisent et comprennent. Accompagner les mots et les chiffres de graphiques, à l’aide de tableaux de bord et d’analyses augmentées, peut également donner plus de poids au récit.

    Tous les risques ne sont pas mauvais

    Il y a aussi la question du risque.

    L’appétence des entreprises pour le risque varie d’un secteur à l’autre et même entre des entreprises de taille similaire dans un même secteur. La seule constante est que, dans chaque organisation, les Achats sont susceptibles d’être plus réticents au risque que la plupart des autres fonctions.

    Compte tenu de l’enjeu – même un petit écart de production peut faire disparaître des millions d’euros du résultat net d’une grande entreprise – cette attitude est parfaitement naturelle. Pourtant, les responsables des Achats doivent reconnaître qu’une réticence à prendre des risques, même raisonnables, peut conduire à la complaisance, à la stagnation et, finalement, à un désavantage concurrentiel.

    Le revers de la médaille, c’est l’opportunité, et les responsables des Achats qui font preuve de vision, d’influence, de détermination et d’un sens clair des priorités peuvent récolter d’importantes récompenses pour leur entreprise.

    « Une entreprise manufacturière internationale nous a confié l’approvisionnement de certaines catégories de produits », explique M. Denham. « Nous avons doublé le nombre d’événements de sourcing tout au long de l’année – ventes aux enchères, appels d’offres, etc. – et, en conséquence, le client nous a dit qu’il avait économisé des dizaines de millions d’euros. »

    C’était clairement un risque qui valait la peine d’être pris en raison du retour sur investissement, mais aussi parce que de telles initiatives contribuent à changer la perception des Achats, les élevant à un rôle plus stratégique.

    Dans le même ordre d’idées, les services Achats d’une grande entreprise américaine de haute technologie ont obtenu l’adhésion du directeur général et du directeur financier après avoir économisé 450 millions de dollars en réduisant le cycle de la supply chain de 60 à 50 jours.

    Cela renforce l’idée que, parfois, les meilleures pratiques ne devraient pas être l’objectif. Tout le monde suit les « meilleures pratiques » et s’attend à des résultats extraordinaires, mais les meilleures pratiques ne sont pas extraordinaires.

    Il faut parfois faire preuve d’audace, de créativité et prendre des risques, sinon vous ne vous démarquerez jamais du peloton.

    Comment faire des Achats un avantage concurrentiel pour votre entreprise ?

    Il existe de nombreuses façons de faire des Achats une source d’avantage concurrentiel.

    Pour citer un exemple d’actualité, la nécessité de changer de fabrication rapidement et efficacement pour éviter les droits de douane ou se rapprocher d’un marché clé est devenue une priorité pour les entreprises.

    Les responsables des Achats innovants qui acceptent le changement, se tiennent au courant de la technologie (sans s’en enticher), engagent les bonnes personnes et n’ont pas peur de remettre en question les idées reçues – les leurs ou celles des autres parties prenantes – découvriront de nombreux autres moyens de maintenir cet avantage concurrentiel dans les années à venir.

    C’est aux dirigeants de s’assurer que, chaque jour, ils poussent leur organisation à devenir plus compétitive que la veille, et cela commence par poser se les bonnes questions.

    Vous pouvez lire ici nos dix questions essentielles pour que les Achats deviennent une source d’avantage concurrentiel pour votre organisation :

    Vous voulez la liste de contrôle en format pdf ? Obtenez-la ici, sans formulaire.  

    Additional Resources

    Maturity Assessment

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