Aperçu des services d’implémentation de JAGGAER

Les services d’implémentation de JAGGAER, basés sur une méthodologie éprouvée assortie des best practices de l’industrie, constituent la base de votre implémentation.

Approche projet

L’équipe de Prestation de services de JAGGAER comprend que le logiciel ne constitue qu’une facette du projet. Nous utilisons une approche collaborative et une méthodologie éprouvée en plus de notre solution pour faire bénéficier nos clients d’un rendement maximum sur leur investissement, réduisant les risques et garantissant un bon taux d’adoption par les utilisateurs finaux et leur satisfaction globale.

Les principes de la méthodologie de JAGGAER incluent :

  • un environnement projet collaboratif et transparent ;
  • une approche de l’implémentation fondée sur les événements, conçue pour minimiser les interruptions des opérations quotidiennes ;
  • une gestion de projet de qualité tout au long du cycle de vie de chaque implémentation ;
  • des programmes de formation établis et accélérés, basés sur une approche et un modèle d’apprentissage mixtes et hiérarchisés, qui fournissent le niveau de formation adéquat au moment opportun.

Processus

Il y a deux aspects essentiels aux services liés à Spend Radar. Le premier consiste en un projet d’implémentation initial où JAGGAER collabore avec le client pour normaliser les données et les transmettre dans un format utilisable pour les rapports et les analyses du client.

Après ce projet, JAGGAER conseille aussi les Data Refreshes, qui sont généralement effectués une fois par mois ou par trimestre, selon les besoins et les exigences du client.

PHASES DE L’IMPLEMENTATION

La méthodologie de JAGGAER consiste à former un partenariat avec le client et à guider l’équipe selon un processus bien défini menant à la solution, exécuté par l’équipe mondiale de prestation de conseil de JAGGAER, qui base ses projets sur un processus graduel.

Phase 1 : le plan

La phase de planification du projet inclut la mise en route, la planification, la gouvernance du projet et l’alignement de l’équipe ainsi que des conseils en matière de taxonomie et de données. Cette phase permet d’établir les fondations du projet. Durant l’étape de mise en route du projet, le client et JAGGAER examinent les objectifs du projet, évaluent le niveau de préparation, établissent la gouvernance et constituent l’équipe projet.

La partie la plus importante de la mise en route du projet consiste à confirmer la stratégie, les buts et les objectifs du client. Ces priorités sont les mesures selon lesquelles les décisions prises ultérieurement durant la phase d’engagement pourront être évaluées. L’objectif de la phase de mise en route du projet est de s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent parfaitement ces priorités et s’engagent à les respecter.

Dans le cadre du plan global de communication du projet, JAGGAER désigne un point de contact unique pour l’équipe du client afin de faciliter la coordination des actions et des plans. La méthodologie de JAGGAER inclut un plan de communication officiel ainsi que l’acceptation et la révision des processus de vérification, qui sont examinés lors de la première rencontre réunissant tous les participants du projet.

JAGGAER organise une session de mise en route du projet durant laquelle seront couverts les points suivants :

  • Établissement des attentes par rapport au projet et de la portée de la revue
  • Définition des rôles et des responsabilités
  • Transmission des informations commerciales importantes entre le client et l’équipe de projet de JAGGAER
  • Établissement du plan de projet complet, notamment les contacts, les jalons et le calendrier
  • Revue des exigences et de modèles d’extraction
  • Revue de la taxonomie de classification des données
  • Revue de la création d’analyses et de rapports
  • Discussion sur la formation incluse au projet

Suite à la session de mise en route du projet, JAGGAER collaborera avec le client pour générer les données et finaliser la taxonomie. Les données doivent être transmises à JAGGAER dans l’un des formats définis ci-dessous :

Formats acceptés :

  • Fichier d’extraction séparé, rédigé à partir des systèmes ERP, comportant tous les liens entre les données maintenues et validées par le client.
  • Tous les fichiers d’extraction doivent contenir une ligne d’en-tête, ou une ligne d’en-tête doit figurer dans un autre document.
  • Texte, CSV, MS Excel, MS Access et XML constituent tous des formats acceptables pour les données d’extraction et les tables de référence.
  • Les données envoyées sous la forme de tables de référence autonomes doivent maintenir des clés uniques qui renvoient aux Spend data.

Formats non acceptés :

  • Tables de sauvegarde des données provenant directement des systèmes ERP (le client encourra des frais supplémentaires si JAGGAER doit joindre les données provenant d’ERP).
  • Fichier d’extraction non valide (par ex. : fichier séparé par des virgules sans guillemets [“xxx”] entre les champs de données)
  • Fichier de données Excel comportant plusieurs formats différents intégrés ou fichier de rapport Excel
  • Rapports générés directement depuis un système ERP
  • PDF, JPEG/documents scannés, etc.

Phase 2 : la configuration

Une fois que les données ont été téléchargées sur le site de vérification de Spend Radar, la phase de configuration peut commencer. Durant celle-ci, les consultants de JAGGAER normaliseront les fournisseurs et classifieront les données selon les règles de gestion métier. JAGGAER collaborera avec le client de manière répétée pour le former à l’utilisation de l’application et continuer à définir les règles de gestion métier.

Durant cette phase, les sessions de travail sont organisées à une cadence régulière et durent généralement entre 30 et 90 minutes, selon les sujets traités. Ces sessions permettent d’offrir un parcours de formation sur les produits, de parler de la progression et des livrables, d’évaluer les configurations et les besoins et finalement de clore le projet.

Phase 3 : la validation

La phase de validation donne la possibilité au client d’examiner la classification des données. JAGGAER et le client organiseront des sessions de vérification de la classification répétées pour valider les résultats et apporter les modifications nécessaires. JAGGAER guidera et assistera le client pour lui permettre d’effectuer la validation. JAGGAER tiendra compte des commentaires du client au cours de la phase de validation afin de préciser et d’actualiser les règles business.

Pendant cette phase, JAGGAER collabore aussi avec le client pour le former et personnaliser les fonctions de rapport et d’analyse de Spend Radar.

Une fois que le processus de validation est effectué et approuvé par le client, celui-ci peut passer à l’étape de refresh du projet et se préparer à le lancer.

Phase 4 : le lancement

À cette étape, JAGGAER transfèrera les données vers le site de production pour permettre au client de commencer à les utiliser à des fins d’analyse et de rapports.

Phase 5 : le refresh

Le projet de refresh commence une fois que le processus de validation a été effectué. JAGGAER fournira des services continus de refresh des Spend data pendant toute la durée du contrat. Le client préparera un premier ensemble de données à rafraîchir, comprenant les données entre la date de fin des données d’origine au début du cycle de refresh. JAGGAER normalisera tous les nouveaux fournisseurs et vérifiera que les données sont classifiées. Une fois cela effectué, le client contrôlera les données de refresh et indiquera à JAGGAER quels changements effectuer ou quelles précisions apporter. Ce processus continuera de façon à maintenir les données à jour dans l’environnement de production.

Rôles et responsabilités dans le cadre du projet : client

Le tableau ci-dessous illustre les rôles et les responsabilités typiques ainsi que les niveaux d’effort des membres de l’équipe projet du client. Les niveaux d’effort réels peuvent varier selon la portée finale du projet et la date de lancement.

REMARQUE : plusieurs rôles de ressource d’un projet peuvent être gérés par une seule personne selon ses compétences et sa disponibilité.

RESSOURCERESPONSABILITÉS
Comité de gestion du projet
  • Participants : dirigeants promoteurs du projet, propriétaire de l’entreprise, responsable de projet
  • Indiquer la ligne directrice, servir de recours hiérarchique, résoudre en temps opportun les problèmes et prendre les décisions clés en lien avec le projet.
  • Sollicitation d’un appui organisationnel
Responsables projet
  • Coordination des ressources du client et point de contact unique pour JAGGAER
  • Coordination de la planification journalière du projet, résolution des problèmes et exécution
  • Rapport de progrès et recours hiérarchique auprès de l’équipe de direction
Propriétaires de l’entreprise et/ou des processus
  • Responsable de tous les processus business et des problèmes en lien avec les politiques internes
  • Responsable de la re-conception des processus et de la gestion des modifications
Ressources informatiques et extraction des données
  • Direction technique des systèmes source du client et création d’extracts de données caractéristiques des dépenses et des fournisseurs
  • Téléchargement des extracts de données vers un site FTP sécurisé
  • Validation initiale des mesures de contrôle et résolution des problèmes ou insertion des révisions nécessaires pour satisfaire les exigences en matière de données
  • Évaluation des données finalisées pour confirmer la justesse des révisions apportées avant la phase de lancement
Gestion de la formation et du changement
  • Déploiement de l’application et formation des utilisateurs finaux
  • Activités de gestion du changement tout au long du projet et de son déploiement
Experts fonctionnels
  • Connaissance de la base fournisseurs, des modèles de dépenses et des entités politiques
  • Passera la majorité de son temps dans l’outil de reporting pour transmettre les données
  • Connaissance des processus généraux de l’entreprise et des habitudes d’achat des utilisateurs auprès des fournisseurs actuels
  • Représente l’équipe et la fonction, obtient le consensus sur la taxonomie finale ainsi que la revue du système source et des extracts
  • Participation aux réunions d’équipe
  • Participation à la phase de validation et assistance en matière de classification

Rôles et responsabilités dans le cadre du projet : JAGGAER

L’équipe internationale de prestation de conseil de JAGGAER est composée de professionnels chevronnés, experts en technologie et business, qui connaissent à fond les solutions de JAGGAER, notre méthodologie d’implémentation, nos outils et, non moins important, les processus et défis auxquels sont confrontés nos clients.

REMARQUE : le tableau ci-dessous illustre les rôles généralement joués par JAGGAER lors d’une implémentation. Le nombre d’heures requis pour chaque rôle varie en fonction de l’envergure et de la complexité de l’implémentation.

RESSOURCERESPONSABILITÉS
Directeur des prestations de conseil
  • Rendement du service et du projet
  • Planification des ressources, recrutement, perfectionnement et maintien en poste du personnel
  • Soutien avant-ventes, y compris estimations des budgets et revue de tous les documents contractuels
Responsable de la prestation de conseil
  • Satisfaction globale du client, gestion de la relation client et supervision du projet
  • Allocation des ressources de JAGGAER
  • Résolution en temps utile des problèmes transmis aux échelons supérieurs
  • Direction des autres membres d’équipe lors de l’exécution de projets
  • Assistance en matière de processus commerciaux et techniques et déploiement de solutions, coûts, calendrier, qualité, risques, personnel (matrice), communications, portée des projets alloués
  • Participation au comité de gestion du projet
Responsable projet
  • Implémentation réussie, dans les délais, en respectant les limites budgétaires et la satisfaction du client
  • Coordination de toutes les ressources de JAGGAER
  • Planification et gestion du projet
  • Contrôle du budget et du scope
  • Rapports de progression
  • Gestion des problèmes et transmission aux échelons supérieurs appropriés
  • Coordination des tests et de la formation
  • Point de contact unique pour le client
  • Participation au comité de gestion du projet
Business Analyst(s)
  • Leadership fonctionnel jusqu’à la livraison du produit, expertise en matière de processus industriels et business, assistance quant aux meilleures pratiques
  • Collecte et documentation des exigences et des scénarios concernant les dépenses liées à la classification
  • Participation aux efforts de validation et d’ajustement conformément aux commentaires du client
  • Normalisation des fournisseurs, catégorisation des dépenses
Analyste(s) technique(s)
  • Mise en œuvre technique réussie des applications configurables pour les engagements du client (dans les délais et en respectant le budget)
  • Planification et exécution de l’analyse en profondeur des données
  • Planification et exécution de la session de rassemblement des exigences de rapport sur mesure
  • Configuration et validation de la solution Spend Radar de JAGGAER, y compris les rapports standard et personnalisés
  • Organisation de sessions de formation de l’équipe administrative et des utilisateurs finaux
  • Données de dépannage et de chargement