LA MÉTHODOLOGIE D’IMPLÉMENTATION DE JAGGAER – LE FONDEMENT DE LA RÉUSSITE

La méthodologie d’implémentation de JAGGAER, fondée sur une gouvernance de projet solide et l’expérience accumulée sur des centaines de mises en œuvre réussies, constitue le fondement de la solution proposée par JAGGAER pour votre organisation.

 

PASSER À UNE SECTION

APPROCHE PROJET

L’équipe de prestation de services de JAGGAER a bien conscience que le logiciel ne constitue qu’une facette du projet. En utilisant une approche collaborative et une méthodologie éprouvée en plus de notre solution, nos clients bénéficient d’un rendement maximum, réduisent les risques et assurent l’adoption par les utilisateurs ainsi que leur satisfaction globale.

Les principes de la méthodologie de JAGGAER incluent :

  • un environnement de projet collaboratif et transparent ;
  • une approche de l’implémentation fondée sur les événements conçue pour minimiser les interruptions des opérations quotidiennes ;
  • une gestion de projet de qualité ;
  • des programmes de formation accélérée bien établis, basés sur une approche et un modèle d’apprentissage hybrides et stratifiés, qui fournissent un niveau de formation approprié au moment opportun;
  • une implémentation correspondant aux besoins spécifiques des clients, mettant en jeu des personnes réelles, montrant des scénarios existants et utilisant de vraies données pour mettre en évidence leur pertinence à l’environnement et aux processus.
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PROCESSUS D’IMPLEMENTATION

La méthodologie de JAGGAER consiste à former un partenariat avec le client et à guider l’équipe selon un processus bien défini pour arriver à la solution. Ce processus est exécuté par l’équipe de prestation de services monde de JAGGAER, qui développe ses projets en suivant une progression calculée.

JAGGAER Implementation Process

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PLANIFICATION

La phase de planification du projet inclut la mise en route, la planification, la gouvernance du projet, la synchronisation de l’équipe, l’orientation produit et le recensement des exigences.

DESCRIPTIONDES ACTIVITÉS
Mise en routeLa phase de mise en route a pour objet de poser les fondations qui sous-tendront tout le projet. Pendant cette étape, le client et JAGGAER examinent ensemble les objectifs du projet, évaluent la préparation, établissent la gouvernance, constituent l’équipe projet et initient le projet.

L’aspect le plus important de la mise en route est la confirmation de la stratégie, des buts et des objectifs commerciaux du client. Ces priorités constituent les indicateurs selon lesquels seront jugées les décisions ultérieures prises durant la phase d’engagement. Le but de la mise en route du projet est de s’assurer que tous les membres de l’équipe apprécient pleinement ces priorités et s’y conforment.

Dans le cadre du plan de communication global du projet, JAGGAER désigne un point de contact unique pour l’équipe du client afin de faciliter la coordination des actions et des plans. La méthodologie de JAGGAER inclut un plan de communication officiel ainsi que l’acceptation et le changement des processus de contrôle, qui sont examinés au cours de la première rencontre avec tous les participants.

PlanificationLe client et l’équipe de JAGGAER s’alignent sur les objectifs, les buts, le calendrier et la portée du projet au cours de cette étape.

Durant l’étape de planification du projet, le client et JAGGAER examinent les moteurs commerciaux du projet et la stratégie prévue pour les accomplir. Des discussions sur les mesures de succès du projet, les risques inhérents au projet, les processus commerciaux inclus et exclus, la stratégie de gestion des changements et la stratégie de déploiement sont également amorcées à ce stade.

JAGGAER collabore avec le client pour définir un plan de projet initial et confirmer que l’équipe comprend précisément les procédures de fonctionnement standard du projet basées sur la portée définie dans le cahier des charges (par ex., les critères d’acceptation, le processus de contrôle des changements).

Gouvernance du projet et synchronisation de l’équipeCette étape permet d’aligner les membres de l’équipe sur les objectifs du projet, les capacités de la solution et la méthodologie qui sera appliquée pour assurer le succès du projet.

Pendant la phase de synchronisation de l’équipe projet, le lancement officiel du projet est amorcé avec l’équipe projet de JAGGAER, l’équipe projet du client, les sponsors du projet chez le client et le cercle élargi des parties prenantes du client. L’objectif de cet événement est de communiquer les éléments suivants à toute l’équipe :

  • La stratégie et les objectifs commerciaux
  • La définition des rôles et des responsabilités de l’équipe
  • Le calendrier du projet et le moment où chaque rôle sera sollicité au cours du projet
  • Les mesures utilisées pour déterminer le succès global du projet
  • La portée générale du projet

La communication avec tous les membres de l’équipe projet, au tout début et à intervalles réguliers tout au long du projet, est essentielle pour assurer l’alignement et la conformité de l’équipe.

Orientation produitIl s’agit d’une formation confiée à un instructeur avec pour objectif de fournir des connaissances de base sur les produits à l’équipe projet avant d’en commencer la configuration. Cette étape marque le début d’une approche de formation stratifiée, qui s’avère très efficace pour transmettre des connaissances.

 

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CONFIGURATION

La phase de configuration inclut le travail de configuration et d’optimisation de la solution. Elle comprend des ateliers, des sessions de travail fonctionnel et technique ainsi que des focus groups.

DESCRIPTIONDES ACTIVITÉS
Sessions de travailLes membres de l’équipe projet collaborent au cours d’un workshop visant à mettre au point une solution prototype entièrement intégrée.

Le client et JAGGAER lancent les activités préliminaires pour valider les exigences et établir une connectivité de base entre les divers systèmes dans le cadre du workshop. Ce dernier vise à présenter la solution à l’équipe projet et permet de recenser d’éventuelles exigences supplémentaires. À la fin du workshop, les membres de l’équipe collaborent pour continuer à développer la solution au cours de sessions de travail fonctionnel et technique.

Focus group et démonstration end-to-endJAGGAER utilise le format du focus group pour présenter l’application à ses utilisateurs réels et recueillir leurs opinions. Dans le cadre du focus group, le consultant de JAGGAER ou, dans de nombreux cas, le client, présente des scénarios spécifiques et propose aux utilisateurs de s’imaginer utiliser la solution au quotidien.

JAGGAER Implementation Process

Comme une nouvelle application implique des nouveaux processus, ceux que nous proposons aux utilisateurs pour effectuer leurs tâches quotidiennes sont présentés au groupe. En jouant avec ces scénarios, nous pouvons évaluer si ces processus conviendront à votre organisation.

Parcours de formationTout au long du processus d’implémentation, une formation informelle sur les produits fera partie intégrante du projet. Il est impératif de comprendre clairement les fonctionnalités et les options disponibles. Le parcours de formation est intimement adapté au client et axé simultanément sur les best practices et la connaissance de l’application. Fournir ces informations en quantités gérables s’est avéré être une méthode efficace pour la formation des utilisateurs principaux du système qui, à leur tour, deviennent la communauté qui soutient et représente le système.

 

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VALIDATION

La phase de validation se compose de quatre éléments principaux, qui sont la préparation de la solution, la planification des tests de développement de l’intégration et les tests de validation de la solution.

DESCRIPTIONDES ACTIVITÉS
Préparation de la solutionJAGGAER et le client finalisent ensemble la solution configurée et les intégrations actives dans l’environnement de test. JAGGAER et le client migrent également toutes les données comme les utilisateurs, les approbateurs du workflows, les fournisseurs, les données comptables, les adresses et les champs paramétrables.
Planification des testsLes tests constituent un aspect important du projet. Le processus de planification des tests est lancé au début du projet pour être finalisé pendant cette étape.

Le test est un aspect essentiel d’une implémentation réussie. JAGGAER fournit au client un exemple de plan de test, qui sera développé en un plan de test détaillé reflétant tous les scénarios possibles. Un plan typique inclut les participants, l’approche de test, le calendrier d’achèvement des scénarios ainsi que les rôles et les responsabilités de tous les membres de l’équipe concernés.

Tests de validation de la solutionL’équipe projet effectue un test intégré de la solution pour en valider la conception en se basant sur des scénarios réels.

La phase des tests de validation de la solution se déroule sur une période qui commence immédiatement après le focus group. Cette période de test prolongée donne au client tout le temps nécessaire pour valider les différents scénarios et apporter les adaptations nécessaires. Les éléments suivants représentent certaines des activités clés effectuées durant cette phase :

  • Validation des composants de l’intégration, des configurations et des scénarios
  • Exécution de scénarios correspondant au plan de test
  • Organisation de réunions régulières pour vérifier que les tests de scénarios progressent selon le programme et pour évaluer les questions ou les problèmes signalés
  • Modification de la solution en fonction des résultats de test
  • Modification des documents de formation pour refléter les processus utilisant la solution

 

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GO-LIVE

La phase de Go-Live présente deux éléments principaux, notamment la recette (UAT), l’activation de la production et les test en conditions réelles.

DESCRIPTIONDES ACTIVITÉS
Vérification de la production et activationUne fois la phase de validation de la solution et les essais d’acceptation des utilisateurs terminés, JAGGAER collabore avec le client pour activer la solution en cours de production. Cela implique généralement la migration des options de configuration souhaitées vers l’environnement de production et la confirmation des intégrations. Les activités de test ci-dessus représentent la phase finale du projet. Il est important d’informer tous les groupes et personnes concernées par le projet du déploiement de la solution.
Tests contrôlés en conditions réellesSelon la solution en cours de déploiement, les tests contrôlés en conditions réelles peuvent inclure l’envoi de commandes en direct, l’accueil d’un événement de sourcing, les négociations de contrats, les workflows, etc.

Les tests en conditions réelles sont effectués sous contrôle afin d’assurer leur succès. Une fois validée, la solution est prête à être déployée.

Support post-productionLes services suivant la période d’activation incluent du temps pour le support post-production et des services de formation supplémentaires déterminés par la taille du projet.

Une fois la solution en production, le client se concentre sur les activités de déploiement pour la communauté utilisateurs.

Transition vers le supportL’équipe projet de JAGGAER confie officiellement la responsabilité de la solution à l’équipe de support client, qui en assurera la maintenance et le support à l’avenir. Une fois la solution déployée, le client alloue continuellement des ressources au support et au maintien de la solution.

 

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MAINTENANCE ETENDUE

JAGGAER propose aussi un service de maintenance prolongée en option, assuré par un représentant dédié de JAGGAER, qui fournit un support à l’administrateur de votre système durant la période de production initiale. Les clients dont le cahier des charges inclut ce service peuvent choisir d’utiliser les services figurant ci-dessous pendant la période de maintenance prolongée.

DESCRIPTIONDES ACTIVITÉS
Formation et best practices
  • Formation individuelle en gestion de solutions
  • Questions sur les capacités des produits
  • Best practices et encadrement en matière de gestion de la solution
Ajustements et modifications de la configuration
  • Examen des résultats et changements de configuration possibles
  • Mises à jour de la configuration des solutions
  • Configuration des workflows
  • Modifications du format des documents relatifs à l’intégration et aux fournisseurs
Support d’intégration et application
  • Recherche, analyse et résolution de problèmes d’application signalés en lien avec la configuration du client (par ex., workflows, configurations de documents, formulaires, règle de concordance des comptes fournisseurs, etc.)
  • Évaluation des problèmes au niveau de l’application
Support au déploiement
  • Assistance avec les mises à jour de la configuration et l’administration du système pour le déploiement continu de la solution.

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