La tecnología, la coordinadora de la gestión del cambio con Tj Nguyen

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En REV2019, JAGGAER se sentó con algunos de nuestros oradores para una serie de podcasts sobre las mayores preguntas a las que se enfrenta la industria de compras en la actualidad. Entre ellos estaba TJ Nguyen, Director Senior del Centro de Excelencia de Compras de Coca-Cola Bottlers’ Sales and Services Company,o CCBSS. CCBSS es el brazo de compra del consorcio de todos los propietarios de embotelladoras para Coca-Cola en América del Norte con un gasto de $8-9 mil millones anuales. Nguyen lidera el Centro de Excelencia y el equipo de compras indirectas «Flex».
A través de años de cambio, incluyendo un proyecto de digitalización a gran escala, la pregunta más grande para Nguyen ha sido a menudo: «¿Cómo ayudas a las personas para el éxito cuando se trata de ayudarles a desarrollar sus capacidades?» La clave es un enfoque orientado para la gestión del cambio.

Elija la tecnología adecuada
Todos sabemos lo importante que es seleccionar la herramienta adecuada. Es probable que el proceso de RFP garantice que tu empresa seleccione un socio tecnológico que compruebe las casillas necesarias. Pero Nguyen enfatiza que la tecnología también debe ser fácil de aprender y usar. El software debe habilitar a los miembros del equipo, pero las interfaces demasiado complicadas a menudo pueden convertirse en un obstáculo. «Empujamos a las personas hacia una mentalidad y la tecnología tiene que ayudar», dice Nguyen, haciendo hincapié en que es importante tener una única fuente de verdad en tu software. Cuando los usuarios actualizan un documento, esas actualizaciones se sincronizan a través de la plataforma automáticamente, salvando a tu equipo de repetir el trabajo. Una solución sin tal funcionalidad ralentizaría a tu equipo y disminuiría la moral.

«No es sólo ‘coger el teléfono’. Si es realmente fácil, ¿puedes hacerlo interactuando con un chatbot?»

Las interfaces de usuario avanzadas y características como los chatbots ofrecen la oportunidad de ayudar a agilizar aún más las interacciones con el software, explica Nguyen, especialmente cuando se trata de encontrar información y aprender a realizar acciones más rápidamente. «No es sólo ‘coger el teléfono’. Si es realmente fácil, ¿puedes hacerlo interactuando con un chatbot?» Reducir las llamadas telefónicas significa respuestas más rápidas y un trabajo más eficiente para el equipo de Nguyen y, en última instancia, una experiencia más fácil de usar.
Esto es particularmente importante cuando se trata de trabajadores más jóvenes, afirma Nguyen. «Los millennials tienen una cierta manera de interactuar con la tecnología en su vida diaria, y eso debe traducirse en el lugar de trabajo», explica. Cuando los empleados nativos digitales se ven obligados a trabajar con tecnología difícil u obsoleta, pueden desmotivarse y ser resistentes al cambio. Nguyen tiene experiencia de primera mano trabajando con empleados jóvenes gracias a la asociación de CCBSS con Georgia Tech, que alienta a los estudiantes a hacer proyectos cooperativos con empresas del área de Atlanta. Los empleados más jóvenes «tienen ciertas expectativas cuando se trata de tecnología», dice Nguyen, haciendo hincapié en que los líderes de compras deben aceptar esto al seleccionar nuevas plataformas para las compras y aprovisionamiento. Tener una interfaz de usuario intuitiva puede facilitar en gran medida la transición y reducir la gestión de cambios necesaria.

«… tienes que vincularlo de nuevo a algún tipo de motor.”

Encuentra tu motor
El consejo más importante de Nguyen al iniciar un gran proyecto de transformación digital es simple: encontrar un grito de protesta. «Creo que tienes que vincularlo a algún tipo de motor. Para nosotros, fue el motor de un cambio significativo de las propiedades de la producción», dice Nguyen, explicando que otro realineamiento en el negocio dio a las compras la oportunidad de montar una ola de emoción y motivación. A medida que Coca-Cola redistribuyó las propiedades de la línea de producción a embotelladores regionales, Nguyen vio una oportunidad para utilizar el orgullo y el impulso de los embotelladores para impulsar la transformación digital. Mientras que otras empresas podrían no tener un proyecto de transformación en curso para envolver las compras, hay muchas otras oportunidades para encontrar su por qué, según Nguyen. «Podría ser diferente para diferentes organizaciones. Es posible que tenga una necesidad en la que es ‘necesitamos mejorar el margen’. Eso es un grito de protesta.»
Cuando se le preguntó su logro más significativo en la transformación digital hasta ahora, Nguyen se apresuró a responder. «El mayor éxito es realmente conseguir que la gente compre». Tener un mensaje de impulsor detrás de la transición es clave para obtener el apoyo y la adopción de los empleados.

Elije a tus líderes de gestión de cambios
Tan importantes como el mensaje son los líderes que lo proyectan, según Nguyen. La clave para él era «tener personas dedicadas a la causa de la gestión del cambio, y para CCBSS significaba tener un centro de excelencia». Si bien un centro de excelencia se ha convertido en algo común en las compras modernas, la pieza más importante es tener campeones de transformación dentro de tu organización cuyo trabajo a tiempo completo es la gestión de la transición. Algunas culturas de la empresa podrían alentar a los empleados a asumir el proyecto en la parte superior de sus deberes regulares, pero Nguyen advierte contra esto. «Así es como se lleva adelante en algunas corporaciones – tu haz tu trabajo actual y luego haz cosas adicionales. Pero en este caso, nos dimos cuenta con este tipo de cambio, realmente tenías que tener una estructura organizativa diferente».
Igual de crucial es que los miembros del equipo encarnan el proyecto ellos mismos. Una cosa es liderar con palabras, pero otra dar ejemplo. «Como líder en una organización, hablas, pero también tienes que caminar». Para Nguyen, esto significaba abrazar la naturaleza de una solución en la nube y romper viejos hábitos cuando se trataba de almacenamiento de archivos. «En los últimos dos años, no creo haber guardado nada en mi disco duro. Todo está en la nube.» Al compartir y colaborar en documentos en la nube, Nguyen demostró a su equipo de primera mano que no sólo es fácil aceptar el cambio, sino que puede hacer que las tareas diarias sean mucho más eficientes.
Mientras que seleccionar la solución correcta es una parte clave para garantizar una transición sin problemas, asegurarse de que se está priorizando el liderazgo y la misión en tu proyecto de transformación. Sin él, puede ser casi imposible conseguir que tu equipo acepte completamente el cambio.

¿Cómo surgió el viaje de los embotelladores de Coca-Cola con JAGGAER?

Para obtener más información de TJ Nguyen, escuche su podcast completo o consulte la escritura del “Fireside Chat” de JAGGAER sobre el aprovechamiento de los datos para la transformación digital.

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