Bryn Mawr College agiliza su función de compras
Perfil del cliente
Bryn Mawr College es una prestigiosa universidad femenina de artes situada en Pensilvania y es una de las Seven Sisters Colleges (primeras universidades femeninas fundadas en Estados Unidos). El centro cuenta con aproximadamente 1.300 estudiantes de grado, 450 de postgrado y 156 profesores a tiempo completo.
Retos
La visibilidad limitada del gasto, combinada con la falta de gestión centralizada de los procesos de compra, se convirtieron en un gran problema para Bryn Mawr. La mayor parte de los pedidos y la facturación se realizaban manualmente por miembros individuales del personal que, en algunos casos, seleccionaban a sus propios proveedores sin notificarlo al departamento de compras. Como resultado, las facturas no siempre llegaban al departamento de compras para su pronto pago, lo que anulaba las esperanzas de obtener descuentos de los proveedores. En casos extremos, los proveedores dejaban de hacer negocios con la escuela por falta de pago. Es difícil pagar una cuenta si no existe factura. La capacidad de la universidad para negociar mejores contratos con los proveedores se vio obstaculizada por la falta de conocimiento de los productos que se compraban y de la cantidad de dinero que se gastaba con los distintos proveedores, así como por algunos problemas tecnológicos.
La universidad necesitaba centralizar todos los procesos de compra e implantar una plataforma digital fácil de usar que permitiera al personal de compras y contabilidad gestionar las aprobaciones y los pagos de todas las compras de la institución.
Solución
Después de ver a JAGGAER en acción en una conferencia del sector, John Griffith, director financiero de Bryn Mawr, pensó que la solución de eProcurement podría ayudar al colegio a automatizar las compras y los pagos.
«Sabíamos que teníamos que renovar nuestras prácticas de compra para obtener una imagen más precisa del gasto y aumentar el cumplimiento de los contratos», comenta Jerry Berenson, director de operaciones. «JAGGAER proporcionó una solución intuitiva que nos permitió automatizar nuestros procesos y adoptar un enfoque más estandarizado de las compras. También nos impresionó el amplio historial de JAGGAER de trabajar con algunas de las principales instituciones educativas de Estados Unidos». Griffith y Berenson trabajaron juntos para asegurarse de que la plataforma de eProcurement abarcara todo el proceso Source-to-Pay.
«Hicimos partícipe a la comunidad desde el principio para conocer mejor sus necesidades, colaborar en la racionalización y coherencia de los procesos empresariales y garantizar una elevada adopción por parte de los usuarios», añade Griffith.
Resultados finales
- 40 millones de dólares en gastos direccionables, incluyendo capital y servicios
- Ahorro medio de hasta el 22% en TI, material de oficina y compras de laboratorio en sólo ocho meses después de poner en marcha la solución JAGGAER
- Aumento del gasto en órdenes de compra del 5% al 35%, con el objetivo de cumplir el 80% de los contratos a finales de año
- Ahora se negocian más contratos estratégicos con el objetivo de aumentar el ahorro global
- El profesorado y el personal tienen acceso a una interfaz fácil de usar que se asemeja a las empresas de eCommerce, lo que les permite pedir rápidamente suministros y comparar precios
El futuro
El Bryn Mawr College tiene más visibilidad que nunca de los gastos gracias a eProcurement. Los miembros del profesorado y del personal están adoptando las compras online y aprovechando la comparación de precios para conseguir un ahorro aún mayor.
El colegio está adoptando un enfoque más estratégico en las negociaciones de contratos, buscando formas de capitalizar los patrones de gasto y encontrar maneras de reducir, aún más, los costes. Por ejemplo, la universidad ha externalizado recientemente la impresión y el copiado después de determinar que hacerlo internamente costaba a la escuela aproximadamente 100.000 dólares anuales.