Por qué fracasan los proyectos de TI: tres pasos para el éxito de la implementación

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Acercarse a un gran proyecto de implementación de TI puede tener una perspectiva desalentadora. Además de gestionar los gastos, los plazos, la logística y los proveedores, debes tener en cuenta la gestión del cambio y las expectativas de los usuarios. Los números tampoco ayudan a mantener una sensación de optimismo. Según el Informe CHAOS 2018 de The Standish Group, solo el 26% de los proyectos se implementan con éxito a tiempo y por debajo del presupuesto.

Hay varias razones por las que los proyectos de implementación pueden fallar cuando se trata de tiempo y presupuesto, incluidos los requisitos incompletos, la falta de participación de los usuarios y la escasez de recursos. Las décadas de experiencia de JAGGAER en la implementación de soluciones de compras proporcionan una perspectiva única sobre los proyectos de TI, por qué fracasan y qué puedes hacer para evitar tentar a la suerte.

A medida que los compradores buscan diferenciar entre proveedores, a menudo agregan solicitudes superfluas a los RFP, estableciendo sin darse cuenta altas expectativas que no siempre se pueden cumplir.

Entrada de usuario

Obtener la opinión de los usuarios finales reales durante la fase de diseño de un nuevo proyecto de TI es crucial para alcanzar todos tus objetivos rápidamente. Los proyectos a menudo fallan debido a la falta de participación de los usuarios o de los usuarios que tienen expectativas poco realistas de resultados. Con frecuencia, las expectativas de los usuarios poco realistas provienen directamente del proceso RFP. A medida que los compradores tratan de diferenciar entre proveedores, a menudo agregan solicitudes superfluas en los RFP, estableciendo sin darse cuenta altas expectativas que no siempre se pueden cumplir.

Los equipos de TI y los gerentes de proyecto que tienen una comprensión más precisa de lo que los usuarios finales necesitan de una solución ayudan a orientar las expectativas de los usuarios. Y cuando los usuarios se sientan comprometidos con ellos, es más probable que acepten la solución y participen en las pruebas, comentarios y adopción. Según el Proyect Management Institute,»es menos probable que los proyectos fracasen si hay clientes informados que dan una contribución significativa durante cada fase de la licitación de los requisitos, la descripción del producto y la implementación».

Gestionar las expectativas de los usuarios significa comunicar claramente cuáles de sus demandas se pueden conseguir y cómo se podría tener una línea de tiempo realista. A veces significa decir que no, pero siempre es mejor preguntar y tener la información disponible para informar mejor sobre el proceso de implementación.

Rodéate del equipo adecuado

Asegurarte de que tienes el equipo adecuado disponible para gestionar el proyecto puede parecer un requisito obvio, pero a menudo se puede pasar por alto. En realidad, el personal puede hacer o romper un proyecto de TI, ya que muchos proyectos no logran alcanzar los objetivos debido a la escasez de recursos. JAGGAER ha visto con frecuencia proyectos en los que la dotación de personal no coincide con el alcance del proyecto, dejando elementos incompletos o plazos incumplidos.

Tener un equipo adecuado es sólo la mitad de la batalla. El segundo paso es asegurarte de que tienes a las personas adecuadas en tu equipo. El Vicepresidente de Operaciones de JAGGAER DACH, Michael Rsch, insiste en que es necesario contar con un experto en el equipo de planificación e implementación, especialmente cuando se trata de la gestión de expectativas mencionada anteriormente. «Puedes mantener los proyectos en movimiento rápidamente sin individuos sobrecargados de trabajo o reuniones de personal demasiado complicadas», sugiere Rsch. Para los proyectos de compras, sugiere un director de proyecto/maestro de scrum, un gerente de compras senior que tenga poder de decisión y conocimientos de los procesos, un usuario clave que esté familiarizado por los conceptos básicos de TI y un experto en TI. Con solo un equipo de cuatro personas, la mayoría de los proyectos se pueden implementar de manera eficiente.

Enfoque en los resultados

La tercera clave para una implementación exitosa es centrarse en los resultados, no en los objetivos internos, la política o los procesos. Al final del día, se está trabajando en un proyecto de TI para mejorar la vida de los usuarios, y aunque es importante garantizar la compatibilidad, la seguridad y el cumplimiento, quedarse demasiado atascado en los objetivos internos puede ser perjudicial. En su lugar, concéntrate en los resultados del proyecto y en cómo se relacionan con la industria en su conjunto. En muchos casos, el estándar de usuario no es el mismo que el estándar de la industria y es vital mirar los dos y decidir hacia dónde se dirige tu proyecto.

Tratar de encajar una nueva solución en los procesos existentes, limita intrínsecamente el impacto del proyecto limitándolo al papel que desempeñó la solución anterior. De hecho, la Encuesta Global de IQ Digital 2017 de PwC muestra que el 58% de los líderes empresariales y de TI vieron procesos inflexibles o lentos como la causa de proyectos de TI fallidos. Busca fuera de tu organización las mejores prácticas, el asesoramiento de expertos y los socios de soluciones que tengan una amplia experiencia en la industria para guiar tu implementación.

 

Obtén más información en nuestro seminario web, Get Smart: Acelera el éxito de tus procesos de compras a través de la implementación agile.

 

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