La cadena de suministro frente al coronavirus: Acciones a corto plazo

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El Covid-19 ha hecho estragos en la economía mundial. En abril, el FMI la declaró como la «peor recesión económica desde la gran depresión», e incluso en las zonas que están empezando a abrirse de nuevo, las proyecciones siguen siendo sombrías.

El FMI también ha pronosticado que España sufrirá, junto a Italia, el mayor desplome del PIB  de los países desarrollados. En los Estados Unidos, los asesores de la Casa Blanca anunciaron recientemente que las tasas de desempleo podrían permanecer en dos dígitos hasta noviembre, pintando un panorama oscuro para la economía estadounidense. En otros lugares, el virus sigue propagándose y las cifras de muertos siguen aumentando. En Brasil, por ejemplo, donde el petróleo, la maquinaria y los metales se encuentran entre las principales exportaciones, el número de muertos puede ascender a 125.000 en agosto, según el New York Times.

Descargar COVID-19: 10 Claves para la gestión de compras y aprovisionamiento

A medida que las empresas se están viendo afectadas, el departamento de compras se situa en el centro de la estrategia, controlando el gasto y manteniendo el funcionamiento del negocio, los líderes de compras necesitan pasos claros para gestionar la crisis. Hay algunas medidas inmediatas que se pueden llevar a cabo para asegurar que tu respuesta al Coronavirus protege tu negocio y mantiene el flujo de caja.

Establecer medidas claras de control del gasto  

Tal vez la estrategia más importante para obtener el control del gasto es comunicar a toda tu organización, de manera eficaz, la importancia de minimizar el gasto innecesario, haciendo hincapié en la importancia de la liquidez.

Hay varias estrategias para esto, ya sea instituyendo una regla de «sin Orden de Compra, sin factura» para minimizar el gasto fuera de contrato o bloquear categorías no esenciales. En las organizaciones más pequeñas, algunos equipos de compras están exigiendo que cada compra sea aprobada directamente por el director financiero. Es posible que los empleados no quieran enviar su solicitud para un nuevo teclado o una cuarta pantalla de computadora al CFO dada la situación actual, pero adaptar el proceso de aprobación puede ayudar a controlar el gasto.

En la práctica, comunicar estos cambios puede ser difícil, especialmente si los empleados no están en la oficina.  En un webinar que organizamos recientemente, una encuesta demostró que para el 56% de los asistentes el cierre de oficinas y trabajar desde casa es el mayor impacto en su organización hasta el momento.

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Office shutdowns/work from home 56%
Supply chain disruptions 24%
Volatile pricing & lead times 11%
Other 3%
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Algunas organizaciones han implementado enfoques creativos para comunicar superando la distancia utilizando sus herramientas de compra. Por ejemplo, actualizando sus términos y condiciones, con un mensaje que aparecía cuando el usuario iniciaba sesión para hacer una compra, otros utilizaron programaron un correo electrónico para proporcionar recordatorios a los usuarios registrados en el sistema. Hay muchas técnicas para hacer esto, es sólo cuestión de elegir qué crees que será más eficaz para tus usuarios.

Gestión de proveedores en  riesgo

Nuestra encuesta también mostró que el 27% de los encuestados cree que las interrupciones en la cadena de suministro son también un gran impacto, pero en marzo el ISM ya demostró que casi el 75% de las empresas ya tenían interrupciones en la cadena de suministro. El primer paso con los proveedores es centrarse en las relaciones, no sólo en los números, hay que buscar oportunidades para crear valor mutuo y generar acuerdos win-win. Las organizaciones con las relaciones con proveedores más sólidas serán las más exitosas en las renovaciones de los contratos y la gestión de riesgos. Al apoyar a los proveedores en situaciones como esta, se establece una relación más fuerte en un futuro.

Además de los costes y la capacidad, los equipos de compras deben examinar la viabilidad financiera de cada proveedor, un proveedor estratégico en bancarrota  puede poner en riesgo una cadena de suministro. Del mismo modo, es esencial mirar a los proveedores no solo en función de cuánto volumen de gasto representan, asegúrate de dar prioridad a tus proveedores estratégicos ya que pueden ser cruciales para tu cadena de suministro, incluso si no son el mayor proveedor por volumen de gasto. Además, asigna calificaciones de criticidad a los proveedores para decidir dónde enfocar tus esfuerzos.

Por último, asegúrate de estar preparado previamente para salir airoso de posibles interrupciones. Pregunta a los proveedores regularmente para mantenerte al tanto de los niveles de existencias y predecir cualquier interrupción. En algunos casos, puede tener sentido acelerar las compras de stock crítico en caso de que a tu proveedor se le agote inesperadamente. Esto ayudará a eliminar esa posible amenaza para tu negocio.

Análisis de contratos

En marzo de esta año en China se concedieron casi 5.000 certificados para contratos por valor de casi 54.000 millones de dólares. Independientemente de que estas reclamaciones se mantengan o no a nivel internacional, plantean la importancia de examinar las cláusulas de fuerza mayor en los contratos existentes, tal vez lo más importante, es que hacen hincapié en la necesidad de reevaluar la forma en que se escriben estas cláusulas en futuros contratos. Este debe ser el primer paso para muchos equipos de compras.

Más allá de la fuerza mayor, los equipos de compras deben examinar la renegociación de términos clave en los contratos de compra. Esto va de la mano con la gestión de proveedores, ya que aquí es donde puedes encontrar algunas de las mejores oportunidades para ahorrar dinero tanto para ti como para tus proveedores. Al definir los tiempos y métodos de recuperación junto con tus proveedores, puedes posicionarte para una expansión clara y estratégica a medida que la economía se recupera de la pandemia.

Como esfuerzo a largo plazo, asegurarse de que el ciclo de vida de su contrato esté correctamente digitalizado ayudará a garantizar la confiabilidad en el futuro. Con un repositorio centralizado, los contratos se pueden analizar rápidamente digitalmente en busca de cláusulas de alto riesgo y términos clave.

Considera tus opciones de aprovisionamiento

Las empresas con una mentalidad de «solosource», que dependen en gran medida de un proveedor clave para grandes volúmenes de gasto crítico, son extremadamente de riesgo en tiempos de incertidumbre en la cadena de suministro. Si ese proveedor tiene limitaciones de capacidad o dificultades financieras, la organización se verá en serios problemas. Es vital establecer rápidamente una fuente alternativa de suministro antes de que algo salga mal.

Tomar los contratos existentes para hacer subastas también es una manera astuta de ahorrar de forma potencial. En muchos casos, la obtención de un nuevo proveedor puede generar un mejor precio y valor que según las condiciones actuales del mercado. Además, los proveedores que anteriormente se han sobrecargado en la capacidad pueden estar buscando nuevos clientes debido a la recesión. El examen de posibles piezas de repuesto y materiales también puede ahorrar dinero, algunos materiales, como el algodón, que tiene una gran demanda para hacer mascarillas y EPI, podrían ser reemplazados.

Analizar, analizar, analizar

El análisis de gastos es esencial para que cualquier equipo de compras realice un seguimiento de los ahorros e identifique oportunidades para mejorar.

JAGGAER normalmente recomienda hacer actualizaciones mensuales de los datos de análisis de gastos para analizar el estado actual de tu gasto. Sin embargo, en tiempos de crisis, necesitas tener una imagen actualizada y precisa de tu gasto tan a menudo como sea posible. Es por eso que JAGGAER recomienda actualizaciones de datos quincenales o incluso semanales hasta que la economía global se estabilice y tengamos una imagen clara de cómo será la «nueva realidad».

Al automatizar muchas de tus tareas de análisis de datos, generas una visibilidad ampliada del gasto y liberas tiempo para que los miembros del equipo se centren en los elementos de respuesta rápida y en las tareas que generan valor.

Es evidente que las empresas todavía se enfrentan a un momento difícil, y esta situación puede continuar por un tiempo, pero, definitivamente la función de compras ayuda a la empresa a reaccionar y ajustarse rápidamente a estas necesidades. Si responde adecuadamente, este es el momento perfecto para demostrar que las compras son realmente una función estratégica y vital para la organización.

Para obtener más consejos sobre cómo desarrollar rápidamente tu plan de respuesta coronavirus, descargue nuestra checklist, COVID-19: 10 claves para la gestión de compras y aprovisionamiento. Descargar ahora.
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