Digitalización en compras: el punto de partida para la compra autónoma

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En cinco o diez años, la función de compras en muchas de las empresas líderes del mundo será «verdaderamente digital» porque habrán aprovechado las tecnologías basadas en inteligencia artificial (IA) para lograr la compra autónoma. Pero, ¿qué significa esto? ¿Cómo llegaremos hasta allí? ¿Dónde estamos ahora?

Compra Autónoma: Realidad versus expectativa 

En los próximos meses, identificaremos y describiremos los cuatro pasos para la compra autónoma.

  • All spend under control
  • All processes automated
  • Full data transparency
  • Predictions by Machine Learning
  • Rule-based recommendations
  • Smart Assistant
  • Self-maintained data quality
  • Sourcing automation
  • Contract compliance automation
  • Requisition automation
  • Supply-Chain and  Invoice automation
  • No UI Smart Assistant
  • Cognitive Automation
  • Next-generation Assistant with pattern recognition for self-learning actions and recommendations
  • Sourcing Strategy Advisor
  • Negotiation Chatbot
  • Supplier enablement based on AI
  • Algorithm trading network, enabled with partners

En nuestro análisis, distinguiremos lo que se puede hacer y se está haciendo hoy, lo que ya está en el horizonte y cuál es el objetivo a largo plazo. Esto es importante porque la realidad es que la mayoría de los proveedores aún no están en el Nivel 1 en cuanto a compra automatizada y sus afirmaciones deben ser tratadas con cierto escepticismo.

En septiembre de 2018, Gartner analizaba: «Los desarrolladores de productos de tecnología deben trabajar en soluciones de IA que estén alineadas con casos de uso de compras de alta prioridad, mejoren la experiencia del usuario y se ganen la confianza de los proveedores». La mayoría de los proveedores de software de compras se dieron cuenta de que si no estaban trabajando en IA, se quedaban fuera del juego. Es cierto que la mayoría tenía toda la intención de invertir en IA. El mismo informe Gartner definía lo siguiente:

El 75% de los directivos de empresas de soluciones de software que participaron en la encuesta “Tech and Service Provider CEO” de Gartner, indicaron la intención de incorporar IA a sus productos para 2020. Un número muy superior al 39% de 2017. El cambio hacia la IA es natural, ya que las inversiones anteriores, como la nube, ahora proporcionan una diferenciación competitiva menor, mientras que la IA está atrayendo una creciente demanda especialmente de transformación digital.

Sólo había un problema, mientras perseguían esta «intención», algunos proveedores actuaban como si sus ofertas ya contasen con inteligencia artificial cuando en realidad sus capacidades simplemente imitaban la IA utilizando enfoques estadísticos clásicos. Así es como Spend Matters describe el nivel de impacto de «IA» en el mercado actual.

Para obtener más información sobre la contratación autónoma y el viaje para llegar allí, descarga nuestro nuevo whitepaper de SpendMatters escrito por Michael Lamoreux. 

Una triste consecuencia de las expectativas sobre la IA es que, como informamos en 2019, los profesionales de no están convencidos. Gartner ha estimado que la penetración actual del mercado de la IA está entre el 1% y el 5% y que los profesionales de compras están indecisos sobre la inversión en nuevo software.

Los líderes de compras están preocupados por la «dificultad para medir el valor del negocio y la falta de claridad en torno al escenario de implementación necesario para asegurar el éxito de la misma. Estas preocupaciones dan lugar a que los líderes de compras duden en invertir en nuevas aplicaciones de software de compra que utilicen IA.»

Spend Matters también escribe que «hay una gran cantidad de productos en el mercado de compras que afirman ser soluciones ‘digitales’ modernas cuando lo único que hacen es digitalizar los procesos manuales».

 

Hay mucho desacuerdo sobre lo que significa «digital» 

Como han señalado los analistas, «el hecho por si solo de utilizar un ordenador digital ya ‘digitaliza la compra’”, por lo que para acabar con las expectativas y la desinformación, recordemos las definiciones que hemos expuesto en nuestro informe de 2019 sobre “Transformación Digital: ¿En qué punto estamos?:

De la digitalización a la transformación digital 

DIGITIZATION

DIGITALIZATION

DIGITAL TRANSFORMATION

Digitization
Adaptation (Process)
Digitalization
Conversion (data)
Digital Transformation
Creation (Business)

Digitalizar es la simple conversión de analógico a digital.

Esto puede ser tan simple como convertir información basada en papel en datos digitales que se pueden almacenar en un ordenador u otro dispositivo. Sin embargo, también puede extenderse al almacenamiento y procesamiento de información en grandes cantidades, lo que requiere algunas técnicas estadísticas convencionales. Pero esto no tiene nada que ver con la IA o la automatización.

La digitalización se puede definir como «hacer que la información digitalizada funcione para ti».

Por ejemplos, aquellas empresas que han centralizado sus datos y los datos de compras sobre proveedores, información de contratos, registros de rendimiento, etc. poniéndolos a disposición de los profesionales de compras para tomar decisiones basadas en datos. Sin embargo, aunque ahorran mucho tiempo, aún no han alterado fundamentalmente la forma en que los profesionales de compras trabajan en su día a día. Todavía necesitan extraer la información de los sistemas y analizarla de maneras que no son fundamentalmente diferentes del uso de una hoja de cálculo.

Tal y como explicó, Greg Holt, Director de Product Marketing de JAGGAER, en nuestro webinar:

La transformación digital en la función de compras compra no es sólo la automatización. Muchas herramientas de automatización están acelerando los procesos actuales, pero no cambian fundamentalmente la forma en que se realiza la compra. La verdadera innovación significa utilizar tecnologías para hacer avanzar sus procesos y generar valor.

La transformación digital se produce cuando la digitalización se combina con tecnologías avanzadas para permitir la creación de nuevos modelos de negocio, es decir, enfoques nuevos y más eficientes para gestionar las compras.

Cuando empezamos en el camino de la transformación digital, estamos dando un gran paso y es el primer paso en un camino que junto con los analistas de Spend Matters , hemos identificado como alcanzar la plena madurez en compra autónoma. Es un proceso que se llevará a cabo a lo largo de muchos años, pero para llegar allí es necesario pasar a través de cada uno de los cuatro niveles definidos.

Pensemos en el colegio, un niño no puede ir directamente a la universidad, sino que necesita completar varios grados de primaria y secundaria. Pero el mismo niño necesita, desde el principio, una visión del futuro, incluso si es sólo una nebulosa. Del mismo modo, «sólo las organizaciones que comiencen hoy pueden esperar alcanzar la contratación autónoma en un plazo de cinco años».

Da los primeros pasos hacia la compra autónoma 

Desde hace varios años, JAGGAER ofrece soluciones que dan a las empresas una «ventaja» para la compra autónoma.

Merck , por ejemplo, optimizó la gestión de sus proveedores con las herramientas de automatización JAGGAER:

Los nuevos proveedores pueden contactar con Merck en línea mediante una sencilla interfaz de registro que comprueba automáticamente si hay duplicados y redundancias. De este modo, Merck ya no tiene que actualizar la información manualmente porque cada proveedor puede introducir y gestionar sus propios datos dentro del sistema. Esto también proporciona una mayor transparencia; por ejemplo, si falta algo como un certificado importante en el portal, salta una alerta hasta que se proporcionen los elementos requeridos.

Del mismo modo, en Deutsche Post DHL

En cuanto a sus soluciones de compra, muchas empresas han crecido orgánicamente con herramientas de compra de TI independientes que, si bien satisfacen la necesidad de automatización de un silo en particular, no satisfacen la necesidad de un enfoque combinado. Para alinearse con su visión estratégica de estar conectados, transparencia y el proceso común de las partes interesadas internas y externas, DPDHL Group decidió que una plataforma plenamente integrada era el paso necesario para que todo el mundo pudiera comunicarse en la misma plataforma en el mismo idioma.

«Históricamente teníamos herramientas para ayudarnos a automatizar cada parte de nuestro proceso de compra, pero estaban fragmentadas. La nueva plataforma de compras nos brinda la oportunidad de conectar los datos mucho mejor y generar nueva información de valor para nuestros socios comerciales internos.» – Jefe de Compras Regionales, DPDHL

La instalación de JAGGAER permitió a DPDHL conectar los componentes en un sistema, en todo el mundo, para que todos tuvieran transparencia, accesibilidad, una plataforma y un proceso de trabajo comunes. Al enfocarse y conectarse, el potencial de crecimiento aumentó.

Y el Instituto Politécnico Rensselaer:

JAGGAER permitió a RPI transformar su proceso de compra manual ,cumpliendo con las estrictas regulaciones de seguimiento del Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) y la Agencia antidrogas (DEA), a una solución de gestión química digital de última generación que introdujo la automatización avanzada en el proceso.

«La gestión manual del inventario de productos químicos y la base de datos de seguridad asociada en hojas de cálculo era engorrosa e ineficiente. Ahora que hemos llevado a cabo una transformación digital, toda la información necesaria para que un investigador haga un pedido está fácilmente disponible. La implementación del sistema fue muy exitosa porque fue diseñado desde cero para simplificar la compra y gestión de inventarios, permitiendo a nuestros investigadores centrarse en su trabajo», dijo Ron Moraski, Director de Servicios de Compras de RPI.

También en la educación superior, la Universidad de Virginia

Los procesos anteriores de UVA requerían que los usuarios registraran las facturas desde el correo hasta la sala de archivos. «Con la herramienta de JAGGAER, podemos completar el mismo proceso en aproximadamente en un minuto», dijo el Subdirector de Servicios de Compras de la Universidad de Virginia.

Sin embargo, estas decisiones de automatización de procesos de compra se toman de hace uno o dos años. No te pierdas nuestro blog donde vamos a examinar los procesos para la compra autónoma con más detalle, antes de pasar al enfoque actual de JAGGAER de la contratación totalmente autónoma.

Disclaimer:

Gartner, The Impact of Artificial Intelligence on Procurement Software Applications, Balaji Abbabatulla, Magnus Bergfors, Patrick Connaughton, 14 September 2018

Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in its research publications, and does not advise technology users to select only those vendors with the highest ratings or other designation. Gartner research publications consist of the opinions of Gartner’s research organization and should not be construed as statements of fact. Gartner disclaims all warranties, expressed or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.

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