Detalles de configuración

JAGGAER realizará las principales configuraciones de la solución a lo largo del proyecto. El alcance de los servicios que se describen a continuación para cada configuración se basa en las mejores prácticas de JAGGAER para cumplir con los requisitos del cliente. Dicho alcance también se aplica con el fin de capacitar al cliente sobre las opciones de configuración de la aplicación. Desde un punto de vista funcional, muchas de estas configuraciones son ilimitadas, y el cliente puede crear tantas configuraciones como permita la aplicación. El alcance detallado a continuación representa las configuraciones que JAGGAER hará como parte de este proyecto con fines de implementación y capacitación, tal como se refleja en el Informe de trabajo del cliente.

Total Contract Manager

Depósito

  • Solución configurada para una única entidad comercial
  • Funciones de usuario:  JAGGAER configurará hasta cinco (5) funciones de usuario.
  • Campos personalizados. JAGGAER configurará hasta quince (15) campos personalizados.
  • Entidades contratantes. JAGGAER configurará hasta diez (10) tipos de contrato y quince (15) proyectos.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Proveedores.   JAGGAER realizará una única carga de proveedores en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
    • Usuarios.  JAGGAER realizará una única carga de usuarios en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
    • Contratos.  JAGGAER realizará una carga iterativa de hasta 15.000 contratos en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente. El cliente colaborará con JAGGAER para resolver cualquier error de carga.
    • Anexos.  JAGGAER realizará una única carga de hasta 3000 anexos de contratos en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente. El tamaño combinado de los anexos de contratos estará limitado a 30 GB.

Creación

  • Bibliotecas de cláusulas.  JAGGAER configurará una (1) biblioteca de cláusulas con hasta quince (15) cláusulas.
  • Idioma alternativo.  JAGGAER configurará hasta dos (2) idiomas alternativos.
  • Plantillas.
    • JAGGAER configurará hasta cinco (5) plantillas simples (estáticas) con hasta quince (15) páginas cada una. La configuración incluirá: crear el registro de encabezado de la plantilla, subir el documento de MS Word e insertar marcadores en el documento.
    • JAGGAER guiará al cliente para añadir cláusulas y un idioma alternativo a una (1) plantilla avanzada (dinámica) con hasta quince (15) páginas.
  • Flujo de trabajo.  JAGGAER configurará hasta diez (10) pasos de notificación/aprobación, empleando Advanced Dynamic Workflow si corresponde.
  • Solicitud de contrato.  JAGGAER configurará una (1) plantilla de solicitud de contrato y hasta cinco (5) pasos de notificación/aprobación de la solicitud de contrato, empleando Advanced Dynamic Workflow si corresponde.

Firma electrónica

  • Configuraremos la integración estándar de JAGGAER DocuSign o EchoSign.

Total Supplier Manager

Incorporación

  • Perfiles de registro. Configuramos hasta dos (2) perfiles de registro. JAGGAER brindará educación sobre cómo crear perfiles adicionales.
  • Preguntas sobre el registro. JAGGAER enseñará a los clientes cómo se manejan las preguntas estándar sobre el registro en la Solución. JAGGAER creará hasta diez (10) preguntas de registro personalizadas.
  • Comunicación con proveedores por correo electrónico. Configuraremos un (1) correo electrónico creado por el usuario y enseñaremos al cliente cómo actualizar y gestionar las comunicaciones por correo electrónico.
  • Portal de proveedores. JAGGAER proporcionará la configuración inicial del Portal de Proveedores, que incluirá opciones de marca tales como logotipo, colores temáticos y mensajería con los proveedores.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta tres (3) nuevas funciones asociadas al Total Supplier Manager.
  • Flujo de trabajo. JAGGAER configurará hasta diez (10) pasos del flujo de trabajo para gestionar el proceso de aprobación del registro.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Proveedores. JAGGAER realizará una única carga de proveedores en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
    • Usuarios. JAGGAER realizará una única carga de usuarios en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.

Full Supplier Management

  • Informes de nivel 2. JAGGAER trabajará con el cliente para determinar qué información de proveedores deberá recopilarse en relación con el envío de informes de nivel 2.
  • Dynamic Qualification.  Configuraremos hasta dos (2) cuestionarios personalizados y el flujo de trabajo para la revisión de proveedores asociados.
  • Risk Compliance.  Configuraremos hasta dos (2) plantillas de resultados.

Sourcing Director

  • Tipos de eventos. Configuraremos hasta dos (2) tipos de eventos (p. ej.: RFP, RFI).
  • Disposición de eventos. Configuraremos el contenido empleado para crear eventos de abastecimiento y enseñaremos al cliente cómo crear y gestionar entidades adicionales de la Solución, que incluirán lo siguiente:
  • Proyectos – JAGGAER configurará hasta cinco (5) proyectos.
  • Comunicación con proveedores por correo electrónico. Configuraremos hasta dos (2) cuentas de correo electrónico y enseñaremos al cliente cómo actualizar y gestionar las comunicaciones por correo electrónico.
  • Parámetros generales. Configuraremos los parámetros de Sourcing Director, que incluirán opciones para activar un sitio público y activar una propuesta sellada.
  • Portal de proveedores. JAGGAER brindará la configuración inicial del Portal de Proveedores, que incluirá opciones de marca tales como logotipo, colores temáticos y mensajería con los proveedores.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta tres (3) nuevas funciones asociadas al Sourcing Director.
  • Flujo de trabajo. JAGGAER configurará hasta diez (10) pasos del flujo de trabajo para gestionar la creación de eventos y el proceso de evaluación de los eventos.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Proveedores. JAGGAER realizará una única carga de proveedores en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
    • Usuarios. JAGGAER realizará una única carga de usuarios en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.

Portfolio Savings Manager

  • Proyectos. Configuraremos hasta cinco (5) proyectos asociados al Portfolio Savings Manager.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta dos (2) nuevas funciones asociadas al Portfolio Savings Manager.
  • Iniciativas. Configuraremos hasta dos (2) iniciativas que incluirán hasta 15 tareas y configuraciones de respaldo para el cliente. Ofreceremos educación sobre la creación de iniciativas y los parámetros administrativos relacionados.

eProcurement

Compras

  • Compras. Configuraremos la solución para permitir la compra de bienes y servicios, lo cual incluirá la configuración de Purchasing Showcase.
  • Desarrollo de marca. Configuraremos el desarrollo inicial de la marca, que incluirá color temático, logotipo del cliente, nombre del sitio, URL de inicio de sesión y mensaje de la organización.
  • Parámetros generales. JAGGAER trabajará con el cliente para configurar los parámetros generales de aplicación y compras.
  • Formularios. Configuraremos hasta tres (3) formularios personalizados y enseñaremos al cliente los procesos y permisos necesarios para crear formularios adicionales.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta cinco (5) nuevas funciones asociadas a Spend Director Enterprise.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Proveedores.   JAGGAER realizará una única carga de proveedores en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
    • Usuarios.  JAGGAER realizará una única carga de usuarios en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.

Aprobación de solicitudes

  • Aprobaciones. Configuraremos la Solución para permitir el procesamiento de aprobaciones y notificaciones de solicitudes y pedidos de compra a través del flujo de trabajo.
  • Flujo de trabajo. Configuraremos hasta quince (15) pasos del flujo de trabajo asociado y enseñaremos al cliente cómo utilizar Advanced Dynamic Workflow para gestionar las actualizaciones en la aprobación.
  • Documentos de compra. Configuraremos el documento de solicitud de compra.
  • Formularios. Configuraremos hasta cinco (5) formularios personalizados y enseñaremos al cliente qué procesos y permisos se necesitan para crear formularios adicionales.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta cinco (5) funciones de usuario.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Códigos de cuentas.   JAGGAER realizará una única carga de códigos de cuenta en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
    • Códigos de mercancías.  JAGGAER realizará una única carga de hasta 1500 códigos de mercancías en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
 

Entrega de pedidos

  • Distribución de pedidos. Configuraremos la solución para permitir la distribución a través de los canales adecuados para el cliente (fax, correo electrónico, manual, cXML, entrega por portal de proveedores).
  • Parámetros generales. Configuraremos parámetros a nivel de toda la compañía para la distribución de pedidos y enseñaremos al cliente cómo gestionar los parámetros específicos para los proveedores y gestionar los fallos en los pedidos
  • Documentos de compra. Configuraremos el documento de pedido de compra.
 

Supervisor de cumplimiento de contratos

  • Cumplimiento de contratos. Configuraremos la solución para activar la función de cumplimiento de contratos.
  • Parámetros generales. JAGGAER trabajará con el cliente para configurar los parámetros de compra bajo contrato.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Contratos.   JAGGAER realizará una carga única de hasta 1500 contratos en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.
 

Múltiples unidades de negocios

  • Unidades de negocios. Configuraremos la solución para activar la función de múltiples unidades de negocios.
  • Parámetros generales. JAGGAER trabajará con el cliente para configurar los parámetros de unidades de negocios.
  • Carga de datos maestros clave:
    • Unidades de negocio.   JAGGAER realizará una carga única de hasta 1500 unidades de negocios en el sitio de producción del cliente y un subconjunto en el sitio de prueba del cliente.

Accounts Payable Director

Recepción

  • Configuraremos la Solución para permitir la recepción (escritorio o central)
  • Configuraremos los parámetros generales de recepción para cumplir los requisitos del cliente
  • Configuraremos la entrada de recepciones y las opciones disponibles
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta dos (2) nuevas funciones asociadas a la función de facturas
 

Creación de facturas

  • Facturas. Configuraremos la Solución para permitir la creación de facturas con y sin pedidos de compras (si lo desea), tanto de forma manual como electrónica (si corresponde).
  • Parámetros generales. JAGGAER trabajará con el cliente para configurar los parámetros generales de cuentas por pagar para cubrir los requisitos del cliente
  • Portal de proveedores. Configuraremos el portal de proveedores para permitir el registro y la comunicación de los proveedores en relación con las facturas. JAGGAER configurará el desarrollo inicial de la marca, que incluirá color temático, logotipo y nombre, así como mensajería para comunicarse con los proveedores.
  • Configuración de correo electrónico. Configuraremos hasta dos (2) correos electrónicos enviados a los proveedores en relación con comunicaciones sobre el registro o las facturas.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta tres (3) nuevas funciones asociadas a la función de facturas.
  • Flujo de trabajo. Configuraremos hasta tres (3) pasos del flujo de trabajo asociados con la creación y transmisión de facturas al sistema ERP del cliente.
  • Configuraremos hasta cinco (5) campos personalizados en el documento de factura
  • Modificaciones en el diseño del documento del pedido de compra, de ser necesarias
  • Modificaciones en el diseño del documento de solicitud, de ser necesarias
  • Hasta un (1) documento para respaldar facturas
  • Hasta un (1) documento para respaldar notas de crédito
 

Conciliación y aprobación de facturas

  • Parámetros generales. JAGGAER trabajará con el cliente para configurar los parámetros generales de aprobación y conciliación de facturas para cubrir los requisitos del cliente.
  • Conciliación y tolerancias. Configuraremos Advanced Dynamic Matching (ADM) para hasta cinco (5) opciones y enseñaremos al cliente cómo gestionar y actualizar las opciones de ADM
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta cinco (5) nuevas funciones asociadas a los procesos de aprobación y conciliación de facturas.
  • Flujo de trabajo. Configuraremos hasta diez (10) pasos adicionales del flujo de trabajo/revisión asociados al flujo de trabajo con facturas. Enseñaremos al cliente de qué forma se utiliza la configuración del flujo de trabajo para gestionar las actualizaciones en la aprobación.
  • Modificación de los parámetros de la aplicación ajenos a las facturas, donde corresponda según los requisitos, lo cual incluirá lo siguiente:
  • Hasta cinco (5) campos personalizados para solicitud u orden de compra
  • Hasta diez (10) nuevos pasos en el flujo de trabajo con solicitudes u órdenes de compra
  • Hasta tres (3) formularios para dar lugar a los nuevos procesos empresariales, incluido un formulario de solicitud de cheques.
  • Modificaciones en el diseño del documento de orden de compra
  • Modificaciones en el diseño del documento de solicitud de compra
  • Actualización de un (1) documento para respaldar facturas
  • Actualización de un (1) documento para respaldar notas de crédito
 

Digital Mailroom

  • Configuraremos la Solución para permitir la importación de facturas mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) a través de la sala de correspondencia digital (Digital Mailroom).
  • Estableceremos una casilla de correo estadounidense de USPS, una línea de fax, y una dirección de correo electrónico para el cliente.
  • Estableceremos la conectividad con Digital Mailroom y Accounts Payable Director para la importación de facturas.
  • Flujo de trabajo. Configuraremos o adaptaremos hasta cinco (5) pasos en el flujo de trabajo para permitir las actividades y procesos asociados a Digital Mailroom, si corresponde.

Supplies Manager (gestión de inventario)

  • Parámetros generales. JAGGAER trabajará con el cliente para configurar los parámetros de Supplies Manager.
  • Funciones de usuario. Configuraremos hasta dos (2) nuevas funciones asociadas a la administración de inventario y almacén.
  • Almacén interno. Configuraremos un (1) almacén interno con posicionamiento preferente, si así lo desea el cliente.
  • Kiosko. Configuraremos un (1) kiosko si así lo desea el cliente
  • Ubicaciones. Configuraremos la ubicación de origen para la tienda interna.
  • Flujo de trabajo. Configuraremos hasta tres (3) pasos del flujo de trabajo con solicitudes u órdenes de compra para hacer lugar a la orden de ventas para los suministros.
    • Flujo de trabajo con órdenes de ventas. Configurar el flujo de trabajo para las órdenes de ventas con una única fila del flujo de trabajo para la revisión y la aprobación.