Descripción general de la implementación de JAGGAER

Los servicios de implementación de JAGGAER, que emplean mejores prácticas y métodos acreditados, proporcionan la base para su implementación.

Enfoque de proyectos

El equipo de servicios profesionales de JAGGAER comprende que no todo gira alrededor del software. Al aplicar un enfoque colaborativo y una metodología acreditada con nuestra solución, la mejor de su clase, nuestros clientes obtienen un máximo retorno de la inversión, reducen el riesgo y alcanzan la adopción y satisfacción general del usuario final.

Los principios de la metodología de JAGGAER incluyen lo siguiente:

  • Un entorno de proyecto colaborativo y transparente
  • Un enfoque de implementación basado en eventos y diseñado para minimizar la interrupción de las operaciones diarias.
  • Gestión de proyectos de primera categoría durante el ciclo de vida de cada implementación
  • Programas de capacitación establecidos y acelerados aplican un modelo de aprendizaje combinado y en capas que ofrece el correcto nivel de servicios de capacitación en el momento justo.

Proceso

Existen dos aspectos principales del servicio relacionados con Spend Radar. El primero es un proyecto de implementación inicial, en el que JAGGAER trabaja con el cliente para normalizar los datos y entregarlos en un formato que el cliente pueda usar para presentar informes y análisis.

Luego de este proyecto, JAGGAER también recomienda hacer actualizaciones de datos, que suelen programarse de forma mensual o trimestral, según las necesidades y requisitos del cliente.

Fases de implementación

La metodología de JAGGAER se basa en asociarse con el cliente y guiar al equipo a través de un proceso de solución bien definido, ejecutado por el equipo de Servicios Profesionales Globales de JAGGAER. JAGGAER emplea un proceso por fases para los proyectos.

Fase de proyecto 1: Plan

La fase de plan incluye el inicio, la planificación y la dirección del proyecto, la alineación del equipo y la consulta de datos y taxonomía. Esta fase sienta las bases para la totalidad del proyecto. Durante el paso de inicio del proyecto, el cliente y JAGGAER examinan los objetivos del proyecto, evalúan la disponibilidad y establecen la dirección y el equipo del proyecto.

La parte más importante del inicio del proyecto es la confirmación de los objetivos, metas y estrategias empresariales del cliente. Estas prioridades constituyen la métrica a partir de la cual se juzgarán las decisiones posteriores tomadas durante el compromiso. La meta del inicio del proyecto es garantizar que todos los miembros del equipo comprendan totalmente y acepten dichas prioridades.

Como parte del plan general de comunicación del proyecto, JAGGAER establece un único punto de contacto para que el equipo del cliente facilite la coordinación de las acciones y los planes. La metodología de JAGGAER incluye un plan de comunicación formal, así como procesos de aceptación y control de cambios, que se examinan en la reunión inicial con todos los participantes.

JAGGAER llevará a cabo una sesión de inicio del proyecto para cubrir lo siguiente:

  • Establecer expectativas en torno al proyecto y examinar su alcance.
  • Determinar los roles y responsabilidades.
  • Transferir información empresarial clave del cliente al equipo de proyecto SciQuest.
  • Completar el plan del proyecto, que incluirá los contactos, hitos y cronograma de este.
  • Revisar la plantilla de extracción y los requisitos.
  • Revisar la taxonomía de clasificación de datos.
  • Examinar la creación de informes y análisis.
  • Analizar la capacitación incluida en el proyecto.

Luego de la sesión de inicio del proyecto, JAGGAER trabajará conjuntamente con el cliente para producir los datos y completar la taxonomía. Los datos deberán enviarse a JAGGAER en uno de los formatos definidos a continuación:

Formatos aceptables:

  • Archivo de extracción delimitado escrito a partir de los sistemas ERP con todos los enlaces de datos, validado por el cliente.
  • Todos los archivos de extracción deberán contener una fila de encabezado, o bien se deberá proporcionar una fila de encabezado en otro documento.
  • Texto, csv, MS Excel, MS Access y XML son formatos aceptables para los archivos de extracción de datos y las tablas de búsqueda.
  • Los datos enviados como tablas independientes de búsqueda o referencia deben contener claves únicas enlazadas con los datos de Gastos.

Formatos no aceptables:

  • Tablas de datos volcadas directamente de los sistemas ERP. (Esto generará cargos adicionales en caso de que SciQuest deba unir los datos a partir de ERP).
  • Archivo de extracción inválido (ej.: archivo separado por comas sin anexos (“xxx”) para separar los campos de datos).
  • Archivo de datos de Excel con varios formatos diferentes incrustados o archivo de informe Excel.
  • Informes generados directamente a partir del sistema ERP.
  • PDF, JPEG/documento escaneado, etc.

Fase 2 del proyecto: Configuración

Una vez que se han cargado los datos en el sitio de auditoría de Spend Radar, comenzará la fase de configuración. Durante esta fase, los consultores de JAGGAER normalizarán a los proveedores y clasificarán los datos de acuerdo con las reglas empresariales. JAGGAER trabajará de forma iterativa con el cliente con el fin de capacitarlo en la aplicación y seguir definiendo las reglas empresariales.

Las sesiones de trabajo se realizarán con un ritmo regular a lo largo de esta fase, y por lo general durarán entre 30 y 90 minutos, según los temas a cubrir. Dichas sesiones están diseñadas para brindar educación iterativa sobre el producto, analizar el estado y las entregas, examinar las configuraciones y requisitos, y finalmente completar el proyecto.

Fase 3 del proyecto: Validación

La fase de validación es una oportunidad para que el cliente examine la clasificación de los datos. JAGGAER y el cliente llevarán a cabo sesiones iterativas de auditoría de clasificación para validar los resultados y hacer las modificaciones necesarias. JAGGAER ofrece orientación y ayudas para que el cliente realice la validación. A medida que el cliente brinde retroalimentación sobre la validación, JAGGAER refinará y actualizará las reglas empresariales.

En esta etapa, JAGGAER además trabaja con el cliente para personalizar y brindar capacitación sobre la presentación de informes y análisis de Spend Radar.

Una vez que se completa el proceso de validación y este es aprobado por el cliente, el cliente pasará al proyecto actualizado y se preparará para el lanzamiento.

Fase 4 del proyecto: Lanzamiento

Al llegar a este punto, JAGGAER trasladará los datos al sitio de producción para que el cliente comience a usar dichos datos con fines de análisis y creación de informes.

Fase 5 del proyecto: Actualización

La actualización del proyecto comienza cuando se completa el proceso de validación. JAGGAER proveerá un servicio de actualización continua de los datos de gasto durante el término del acuerdo. El cliente preparará un primer conjunto de datos actualizados, que incluirá los datos que van desde la fecha de finalización del conjunto de datos original hasta el inicio del ciclo de actualización. JAGGAER normalizará a los proveedores nuevos y garantizará que los datos sean clasificados. Una vez completo, el cliente auditará los datos actualizados y solicitará cualquier cambio o refinamiento a ser aplicados por JAGGAER. Este proceso continuará con el fin de mantener los datos actualizados en el entorno de producción.

Roles y responsabilidades en el proyecto: Cliente

La siguiente tabla ilustra los roles, responsabilidades y niveles de esfuerzo característicos de los miembros del equipo del cliente. El esfuerzo real variará en función del alcance final del proyecto y el momento previsto para su lanzamiento.

NOTA: Una sola persona podrá cubrir varios recursos del proyecto siempre que lo permitan sus habilidades y el ancho de banda.

RECURSORESPONSABILIDADES
Consejo de gestión del proyecto
  • Participantes: Patrocinador(es) ejecutivo(s), Propietario del negocio, Jefe de proyecto
  • Ofrecer orientación, ruta de escalamiento y resolución oportuna de los problemas y decisiones claves del proyecto.
  • Solicitar apoyo organizacional
Jefe de proyecto
  • Coordinar los recursos del cliente y el punto de contacto único para JAGGAER.
  • Coordinar la planificación diaria del proyecto, la resolución de problemas y la ejecución.
  • Informes de estado y escalamiento adecuado al equipo Ejecutivo.
Propietarios del negocio o del proceso
  • Responsables de todas las cuestiones relativas al proceso y políticas empresariales.
  • Responsables del rediseño del proceso y la gestión de cambios.
IT   Recursos para la extracción de datos
  • Líder técnico para el/los sistema(s) fuente del cliente y la creación de elementos de extracción de datos de gasto y proveedores.
  • Cargar extracciones de datos a un sitio FTP seguro.
  • Validar la extracción inicial de las métricas de control y abordar cualquier problema o revisión necesaria para cumplir con los requisitos de datos.
  • Examinar los datos finales para confirmar las revisiones aplicadas de forma precisa con anterioridad al lanzamiento.
Gestión de capacitación/cambios
  • Desplegar la aplicación y capacitar a los usuarios finales
  • Cambiar las actividades de gestión durante el proyecto y su lanzamiento
Expertos funcionales en la materia
  • Conocimientos acerca de la base de proveedores, patrones de gastos, y entidades políticas.
  • La mayor parte del tiempo trabajará sobre los datos difundidos a partir de la herramienta de informes.
  • Conocimiento del proceso empresarial general y los hábitos de compra de los usuarios con los proveedores actuales.
  • Representar al equipo/función y obtener consenso sobre la taxonomía final, revisión del sistema fuente y revisión de las extracciones.
  • Participar en reuniones de equipo.
  • Participar en la fase de validación y hacer aportes para la clasificación

Roles y responsabilidades en el proyecto: JAGGAER

El equipo de servicios profesionales globales (Global Professional Services, GPS) de JAGGAER cuenta con un talentoso grupo de profesionales tecnológicos y comerciales especializados en las soluciones JAGGAER, en nuestro método de implementación y conjunto de herramientas y, lo más importante, en los procesos y desafíos que enfrentan nuestros clientes.

NOTA:La siguiente tabla ilustra los roles de JAGGAER normalmente involucrados en la implementación. La cantidad de horas requerida por cada rol varía según el tamaño y la complejidad de la implementación.

RECURSORESPONSABILIDADES
Director de servicios profesionales
  • Rentabilidad del departamento y del proyecto.
  • Planificación de recursos, selección, desarrollo y retención del personal.
  • Soporte de preventa, que incluye estimaciones presupuestarias y revisión de todos los documentos contractuales.
Gerente de servicios profesionales
  • Satisfacción general del cliente, gestión de relaciones con clientes y supervisión del proyecto.
  • Asignación de todos los recursos de JAGGAER.
  • Resolución oportuna de problemas escalados.
  • Dirección de otros miembros del equipo para la ejecución de los proyectos.
  • Brindar orientación para la consultoría comercial y técnica, despliegue de soluciones, costos, cronograma, calidad, riesgo, personal (matriz), comunicaciones y alcance asociados a todos los proyectos asignados.
  • Participar en el Consejo de gestión del proyecto.
Jefe de proyectos
  • Implementación exitosa, dentro del plazo y el presupuesto, y de forma satisfactoria para el cliente.
  • Coordinación de todos los recursos de JAGGAER.
  • Planificación y gestión de proyectos.
  • Control de presupuesto y alcance
  • Informes de estado.
  • Manejo de problemas y escalamiento adecuado.
  • Coordinación de pruebas y capacitación.
  • Único punto de contacto para el cliente.
  • Desempeñarse en el Consejo de gestión del proyecto.
Analista(s) de negocios
  • Liderazgo funcional a partir de brindar su experiencia en el producto, la industria y el negocio, así como orientación en mejores prácticas.
  • Recopilación y documentación de los requisitos y situaciones empresariales relativos a la clasificación de gastos.
  • Participación en esfuerzos y ajustes de validación según retroalimentación del cliente.
  • Normalizar proveedores, categorizar gastos.
Analista(s) técnico(s)
  • Implementación técnica exitosa de las aplicaciones configurables para la participación del cliente (dentro del plazo y el presupuesto).
  • Planificación y ejecución de análisis de datos exhaustivos.
  • Planificación y ejecución de reuniones para la recopilación de requisitos de generación personalizada de informes.
  • Configuración y validación de la solución Spend Radar de JAGGAER, que incluye informes estándar y personalizados.
  • Impartir sesiones de capacitación administrativa y para usuarios finales.
  • Cargar los datos y resolver cualquier problema asociado a estos.