Compras y Covid-19: Todas tus preguntas

separator

Amenallah Reghimi y Michael Roesch de JAGGAER junto a Philip Ideson, fundador y director general de Art of Procurement, participaron en un webinar dirigido a los profesionales de compras para hablar sobre las diferentes tácticas para responder a la situación actual. Durante el encuentro se recibieron muchas más preguntas de las que fueron capaces de responder en ese momento, por lo que las hemos recopilado y hemos pedido a nuestros expertos que las contesten con el objetivo de que podáis tener más información.

1. Hablamos de los retos a los que nos enfrentamos trabajando desde casa y de la necesidad de mejorar/implementar nuevos sistemas, ¿podrían darnos alguna idea sobre la gestión del cambio en la organización: desafíos durante la implementación del sistema, adaptación de los usuarios a los nuevos sistemas, etc.?

Philip: Esta es una gran pregunta. Hay dos consideraciones que, si bien son importantes en circunstancias normales, se multiplican cuando todo el mundo está teletrabajando. La primera es la necesidad de una gestión del proyecto que esté enfocada en la gestión del cambio y las comunicaciones con el equipo. En segundo lugar, que la interfaz de usuario/UX sea intuitiva se vuelve aún más importante, ya que los usuarios no tendrán tantas opciones para preguntar a un compañero sobre cómo realizar una función, sino que tendrán que averiguarlo por sí mismos y su adopción al nuevo sistema dependerá de su capacidad para hacerlo.

2. ¿Cómo podemos gestionar constantemente la actualización de los precios del mercado para mantener la competitividad y atraer clientes durante esta situación?

Amen: Asegurando que los datos de los proveedores están completamente actualizados y sabiendo qué oportunidades hay abiertas. Esto significa poder obtener las actualizaciones de los precios de tus proveedores en directo y también de un mercado más amplio para poder hacer ‘benchmarking’. Además puedes ejecutar eventos de Sourcing con más frecuencia para asegurar que obtienes los precios más actualizados.

Philip: Sobre esta pregunta, además creo que una buena oportunidad puede ser el uso de eAuction para entender rápidamente los precios en el mercado. Si son artículos de commodities, los cambios en el coste son pequeños.

3. ¿A qué módulo de JAGGAER pertenece la parte de Predictive Analytics?

Amen: La herramienta de análisis predictivo forma parte de la solución JAGGAER Analytics.  En JAGGAER hemos hecho un proyecto piloto para probar nuestra capacidad de hacer análisis predictivos usando un sistema externo. Basándonos en esto, llegamos a la conclusión de que si podemos tener muchos paneles prediseñados para el gasto y aprovisionamiento y hacer un análisis predictivo, esto no era algo que estaba ‘out of the box’.  Nuestro objetivo es construir el marco de trabajo y discutir los diferentes casos de uso con los clientes y luego agregar los posibles escenarios de «qué pasaría si…».

Por ejemplo:

  • ¿Qué análisis realizan actualmente sobre el gasto o la previsión de gasto?
  • ¿Realizan un seguimiento de los productos de commodities?
    • ¿Qué datos o información les gustaría proporcionar?
    • ¿Quién en la organización usaría estos datos o información?
  • ¿Qué categorías estarían en el ámbito de estudio?

4. ¿Cómo podemos reducir los riesgos relacionados con el tiempo de entrega en una situación como esta?

Michael: Los plazos de entrega son una de las grandes preocupaciones en este momento. Una de las cosas más importantes es asegurarse de que existe un grupo diverso de proveedores y proveedores secundarios para los artículos esenciales. Depender de un solo proveedor significa que cuando su producción o envío se retrase, no existe ninguna otra opción para mitigar la extensión del plazo de entrega. Si existiesen proveedores de reserva a los que se puede recurrir rápidamente, eres menos susceptible de sufrir estos retrasos. Es por eso que conocer «qué pasaría si…» es beneficiosa, porque puede ayudar a determinar si una configuración de un solo proveedor, dos proveedores o multiproveedor es el mejor equilibrio de riesgo frente a coste.

5. Esta situación sin precedentes nos está presentando muchos retos, pero si miramos la otra cara de la moneda, pueden ser «oportunidades». ¿Cuáles son las oportunidades potenciales cuando todo esto termine?

Michael: Creo que con todo el mundo trabajando desde casa y conectado digitalmente, estamos empezando a reconocer lo vitales que son las conexiones digitales entre los empleados y, también, entre comprador y proveedor. Creo que esto ayudará a los equipos de compras a aprender a ser más ágiles. Si no te habías transformado digitalmente antes de esta situación, ahora estás enfrentándote a las consecuencias. Así que creo que esto es muy importante y los equipos de compras deben trabajar para seguir adelante a medida que nos recuperamos de esta situación.

Philip: Algo que yo añadiría es que hay que analizar, de forma específica, cómo toda esta situación ha afectado a tu organización. Algunos estaban en la fase de crecimiento y ahora están dándose prisa por adaptarse, otros están esperando a ver qué ocurre, mientras que otros se han visto afectados y están tratando de recuperarse. Algunas empresas tienen ahora la oportunidad de controlar el suministro y ayudar a mantener el efectivo.

6. ¿Tenéis herramientas predictivas para mirar hacia el futuro, en lugar de sólo mirar hacia atrás?

Amén: Por supuesto. En nuestra herramienta de Spend Analytics, ofrecemos la capacidad de hacer análisis de “qué pasaría si…”, lo que le da la visibilidad de conocer lo que sucedería si cambiara un determinado parámetro, ya sea un coste, el volumen, un proveedor, etc. Y a esto se puede acceder a través de los datos de compras, el ahorro, el gasto y demás. Hemos sido capaces de empezar a crear algoritmos de ‘machine learning’ que realmente pueden ayudar a predecir estos escenarios hipotéticos, en lugar de crearlos tú mismo. Esas predicciones se basan en las categorías con datos de tu propio sistema y fuentes externas.

earth-with-closed-sign

7. ¿Por qué vemos una disminución en la actividad de compras durante el Covid-19? 

Michael: Definitivamente hay algunas áreas en las que la actividad de compras ha aumentado, como por ejemplo las tiendas de comestibles, que están pidiendo más pasta, arroz y papel higiénico que nunca, o en la medicina donde EPIS y otros equipos están teniendo una alta demanda. Sin embargo, en algunas industrias la disminución de la actividad y la inestabilidad económica han llevado a los directores financieros a parar aquellas compras innecesarias, debido a esta incertidumbre es sensato mantener el efectivo. Los departamentos financieros están disminuyendo el gasto, lo que significa menos compras. Para algunos, la demanda puede aumentar, pero les puede ocurrir que los proveedores sean incapaces de satisfacer la demanda, o que las líneas de suministro se interrumpan porque dependen de la fabricación en China, Japón, Alemania, Italia u otras naciones duramente golpeadas por el virus.

8. Mencionaste que los precios podrían volver a activarse una vez que los bloqueos lleguen a su fin en algunas áreas. ¿Podrías explicarnos por qué?

Philip: Creo que esto se reducirá a la ley de la oferta y la demanda. Muchas organizaciones están reduciendo su actividad y por ende su cadena de suministro, por ejemplo, las aerolíneas, los cierres de líneas de fabricación o la reducción de empleados en una empresa de servicios profesionales. Creo que al menos a corto o medio plazo, restringirán la oferta para que poder fijar precios más altos. No creo que esto se reproduzca en todos los productos y servicios que compra una empresa, pero no podemos suponer que todos los precios disminuirán sólo porque la demanda total sea menor.

9. ¿Los KPI de JAGGAER evalúan datos de fuentes externas como ERPs? ¿Con qué frecuencia se actualizan los datos externos?

Amen: Sí, JAGGAER puede incorporar datos de ERPs y otras fuentes de datos de terceros. Lo que hace JAGGAER entonces es tomar esos datos y extraer KPI de ellos, podemos construir fácilmente nuevos KPI a partir de fuentes internas y externas.  Tenemos la capacidad de configurar la frecuencia en función de los casos de uso del cliente y de la cantidad de datos que se quieran transferir. Para el gasto, normalmente lo hacemos mensual o trimestralmente, pero en una situación de crisis aconsejamos hacerlo más a menudo. Para otros datos, como el riesgo de proveedores o la información del proveedor, podemos hacerlo a petición o con más frecuencia como varias veces al día, semanalmente, etc.

Si te has perdido nuestro webinar pero deseas obtener más información sobre cómo gestionar su respuesta frente al Coronavirus, consulte COVID-19: YOUR PROCUREMENT RESPONSE STRATEGY Accede awebinar ahora.
Please follow and like us:
RSS
Google+
Google+
https://www.jaggaer.com/es/compras-y-covid-19-todas-tus-preguntas/
LinkedIn
Vimeo