Cómo enfrentarse a los desafíos en la implementación del SaaS de compras

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Los departamentos de compras se están viendo obligados a transformar sus procesos digitalmente. El Software como servicio (SaaS) lo hace más fácil, ya que está disponible en la nube . Sin embargo, hay que tener en cuenta ciertos puntos clave para que la implementación de una solución de compras digital sea un éxito, en este artículo os contamos los principales desafíos y cómo eludirlos.

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Desafío 1: Intentar abarcarlo todo

Muchos proyectos de implementación  de SaaS comienzan a salir mal antes de que hayan implementado. La razón es simple: el alcance del proyecto es demasiado amplio. Esto sucede cuando las organizaciones de compras intentan transformar digitalmente todo a la vez. Sin embargo, muchos procesos de compras rara vez se utilizan o incluso pueden estar obsoletos y necesitan ser optimizados.

MVP - Minimum Viable Product in Procurement SaaS Implementation

Un producto mínimo viable (MVP) cubre aproximadamente el 70% de los requisitos y procesos empresariales esenciales primero.

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Un proyecto Lighthouse muestra un valor claro y hace una prueba del concepto, pero tiene un alcance limitado, siendo implementado en la organización cuando los usuarios están satisfechos.

Cómo evitarlo: En lugar de gastar el tiempo, el dinero y los recursos para desarrollar una solución que cubra todos los procesos, la gestión de compras y aprovisionamiento puede obtener más de las nuevas soluciones de software implementando primero un Producto Mínimo Viable (MVP) que cubra primero aproximadamente el 70% de los requisitos y procesos esenciales del negocio. Una vez que el equipo ha comenzado a trabajar con la nueva solución SaaS, puede evaluarse desde un punto de vista estratégico que parte del 30% restante de sus procesos le gustaría implementar. ¡A lo mejor no se necesita ninguno! En segundo lugar, debes hacer de tu MVP un proyecto Lighthouse que demuestre un valor claro y una prueba del concepto, pero que esté limitado (por ejemplo, por geografía), para a continuación, implementarlo en el resto de la organización cuando los usuarios estén satisfechos.

Desafío 2: Período de implementación largo o poco claro

Los proyectos de ejecución pueden tardar varios meses en completarse. Cuanto más en el tiempo se prolongue, más tiempo tendrás que esperar para cosechar los beneficios. Hay veces que los gerentes sólo ven los costes y los usuarios sólo ven el retraso y las cantidades de tiempo invertido, esto mina la moral y puede hacer que las partes interesadas sospechen de la empresa que implementa la tecnología, así como de la nueva solución. Esto puede resultar en una tasa de aceptación más baja.

Cómo evitarlo: Centrándose en lograr victorias rápidas primero, de esta manera tú y tu equipo podréis ver antes los ahorros de costes, el retorno de la inversión (ROI). Una vez que el Proyecto Lighthouse se gestione y complete con éxito, también será más fácil comercializarlo internamente, lo que impulsará la aceptación del usuario.

Desafío 3: Baja tasa de aceptación de usuarios

Muchos proyectos de implementación fallan porque los usuarios son reacios a usar la nueva herramienta. El retorno de la inversión, cuando se mide (por ejemplo) en términos de volumen de gasto a través del nuevo sistema, es por lo tanto bajo y si a los usuarios no les gusta el nuevo sistema, los niveles de gasto inconformista aumentar incluso podrían aumentar.

Cómo evitarlo: Los gerentes del proyecto necesitan gestionar las expectativas de los empleados con la ayuda del departamento de marketing interno del proyecto. Por ejemplo, cuando se entrega un MVP y hay que dejar claro que este no es el producto final; obtener información de las partes interesadas y los usuarios  y construir sus sugerencias en la siguiente etapa del proyecto.

Desafío 4: Los requisitos cambian después de que el proyecto haya comenzado

Los proyectos a menudo comienzan con un gran plano de cómo debe verse el producto final, pero luego (por varias razones) la realidad resulta ser diferente. Esto puede llevarte a numerosos callejones sin salida, lo que conduce a la frustración. O bien, el equipo de compras expone los problemas que no estaban previstos en la fase de planificación.

Cómo  evitarlo: La transformación digital es más que digitalizar los procesos manuales existentes.  Se trata de hacer las cosas mejor, cambiando el modelo de negocio. La implementación de los procesos actuales 1:1 puede no ser la mejor opción o la más eficaz largo plazo; por esta razón, es importante dedicar tiempo a discutir las necesidades del usuario y comenzar con un MVP de mejores prácticas, luego optimizarlo a través de varias etapas cortas de proyecto, o “sprints». Cada función y departamento que trabajará con la solución final debe incluirse tanto en la discusión inicial como en las revisiones posteriores del sprint.

Desafío 5: Costes inesperados

Según el Informe de Métricas Clave de TI de Gartner 2018, solo el 60% de los proyectos de implementación de software terminan a tiempo y solo el 71% de los proyectos de implementación de SaaS finalizan dentro del presupuesto. Los períodos de implementación más largos acaban en oportunidades de ahorro perdidas a medida que los empleados continúan utilizando procesos manuales menos eficientes.

Cómo evitarlo:  Elegir el método de implementación adecuado puede ayudar a reducir los costes y los riesgos.

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