Tulsa Community College ahorra dinero y tiempo con la solución de JAGGAER

Perfil del cliente

El centro universitario Tulsa Community College (TCC) tiene matriculados 35.000 estudiantes cada año y es el centro universitario para programas de dos años más importante de Oklahoma, con cuatro campus. TCC tiene una plantilla de 1.185 profesores y un presupuesto operativo de más de 74 millones de dólares.

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Retos

La matrícula de estudiantes en TCC estaba aumentando a niveles sin precedentes, sin embargo, los recortes presupuestarios del estado tuvieron un impacto significativo en la financiación de la universidad. Los empleados de TCC seguían trabajando pero no habían visto un aumento de sueldo en años. Para mantener la alta calidad de los programas y servicios de TCC, hubo que tomar medidas drásticas. El departamento de compras estaba en primera línea, más allá de la gestión del gasto, tenía que conseguir ahorro.

Pero, había más retos dentro de la universidad. La falta de transparencia en el sistema de compras creó un ambiente de desconfianza. Otros problemas eran más tácticos, como la forma de conseguir que los distintos sistemas de planificación de recursos empresariales que se utilizaban en la universidad funcionaran juntos. «Luego estaban los 1,2 metros de archivadores con registros de órdenes de compra», comenta Terry Lastinger, subdirector de Compras. «Con el tiempo, estos registros se guardaban en cajas y se almacenaban en el campus mientras los armarios se llenaban con más registros. Era un ciclo interminable de despilfarro e ineficacia».

La presión, tanto desde dentro de la universidad como desde fuera, era insostenible. El equipo de compras de Tulsa sabía que tenía que encontrar la solución adecuada que pudiera resolver específicamente los problemas de compras de un sistema universitario comunitario.

Solución

TCC eligió JAGGAER por varias razones:

• Ahorro de tiempo: La solución JAGGAER eliminó la necesidad de utilizar papel y procesos manuales. Esto permitió al personal de compras de TCC dedicar tiempo a la gestión de los gastos y focalizarse en la búsqueda de nuevos ahorros
• Sostenibilidad: TCC pudo convertir aproximadamente 20.000 archivos en almacenamiento digital de datos utilizando el espacio del servidor virtual
• Facilidad de uso: Al proporcionar un entorno para almacenar la información virtualmente, la solución puede recuperar todos los datos de un pedido de compra gracias a unos simples clics. Se eliminaron más de 12.000 copias impresas de pedidos de compra gracias al uso del sistema online, redujciendo drásticamente el número de llamadas al departamento
• La eficiencia en la tramitación de los pedidos es ahora cuestión de minutos. Los pedidos que antes tardaban 38 minutos, ahora sólo tardan una media de nueve minutos.
• Precisión: Las cestas de la compra se llenan directamente desde los catálogos. Esto significa menos puntos de contacto y menos posibilidades de error
• Transparencia: A través de los catálogos alojados, los usuarios pueden comparar precios y ver los ahorros de inmediato.

«Animamos a los empleados a utilizar el nuevo sistema, pero fue de forma voluntaria. La respuesta fue notable», comenta Lastinger. «Incluso sin mandatos ni incentivos, tuvimos una increíble adopción por parte de los usuarios en toda la universidad y la adopción sigue creciendo».

La solución no sólo está ahorrando tiempo y dinero a TCC, sino que también ayuda a facilitar una bonificación extra para los empleados. «A través de nuestros catálogos, podemos ampliar los descuentos y ofertas que recibe la universidad a los empleados para que los utilicen en sus decisiones de compra personales. En nuestra actual situación económica, esta bonificación ha sido bien recibida por los empleados de TCC», añade Lastinger.