El Estado de Georgia consigue ahorrar y ser más eficiente
Perfil del cliente
El estado de Georgia tiene casi 10,6 millones de habitantes, lo que lo convierte en el noveno estado más grande de Estados Unidos. Aproximadamente 4.000 millones de dólares del presupuesto operativo del Estado de Georgia, de los 26.200 millones de dólares totales, están destinados al departamento de compras del Estado.
Retos
Con la creciente presión sobre los presupuestos, no es ninguna sorpresa que las agencias gubernamentales quieran aprovechar cada dólar gastando el dinero de los impuestos de forma inteligente. Las agencias gubernamentales son expertas en negociar contratos estatales con los proveedores, pero estos acuerdos son improductivos si los empleados tienen dificultades para acceder a estos contratos y utilizarlos. Si los contratos no se pueden utilizar fácilmente, es difícil consolidar el poder de compra y aplicar uno de los medios básicos por los que las entidades gubernamentales pueden contener los costes.
Muchos gobiernos están empezando a conciliar esta brecha entre las negociaciones con los proveedores y las compras de los empleados aplicando estrategias y tecnologías de compras del sector privado a los procesos de compra del sector público.
Solución
La idea inicial fue la creación de «Team Georgia Marketplace». Trabajando en colaboración con JAGGAER, el estado mejoró sin problemas su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) con un portal de compras online fácil de usar y un servicio de gestión de catálogos y proveedores que dirige las compras a los contratos negociados por Georgia.
Team Georgia Marketplace permite al departamento de compras del estado mostrar un verdadero liderazgo financiero. Las funciones fáciles de usar y las operaciones intuitivas impulsan el cumplimiento de los contratos y el gasto inteligente de los usuarios finales. La solución también realiza un seguimiento e informes automáticos de los pedidos por proveedores, productos, datos anuales, comparaciones de categorías/productos y mucho más.
«Team Georgia Marketplace ha llevado al Estado de Georgia a un territorio desconocido», comenta Gina Tiedemann. «Nos está ayudando a conocer información valiosa sobre el gasto que nunca ha estado disponible con esta profundidad. Nos permite comprender qué es importante y qué oportunidades reducirán los costes y captarán la mayor eficiencia. Además, el aumento de la eficiencia que han obtenido los empleados al realizar las compras cotidianas es considerable».
Todos los empleados del Estado con conexión a Internet pueden acceder al portal de compras Team Georgia Marketplace. El portal tiene productos de los proveedores contratados por el Estado. Las reacciones de los empleados a Team Georgia Marketplace han sido abrumadoramente positivas y ha aumento el gasto bajo gestión, impulsado por la facilidad y eficiencia de la solución. El Departamento de Auditoría de Georgia incluso decidió pasar a un proceso casi 100% sin papel después de su implantación.
Antes de iniciar la transformación de las compras, sólo el 6% del gasto del Estado de Georgia estaba bajo gestión. Muy pocas compras podían medirse utilizando proveedores con los que el Estado había negociado contratos o precios con descuento. La creación de un equipo de aprovisionamiento estratégico centrado, con gran experiencia en el análisis de los gastos, fue el primer paso. Una vez que se facilitó a los empleados del Estado la realización de pedidos a través del Georgia Marketplace, la participación aumentó, incrementando drásticamente el gasto del Estado bajo gestión.
Esta métrica de «gasto bajo gestión» es importante. No sólo identifica la capacidad de consolidar el poder de compra, sino que también apoya la implementación de prácticas de gasto inteligentes para los empleados de Team Georgia Marketplace. Las soluciones de compra miden el gasto para iniciativas locales, diversas o ecológicas e, incluso, apoyan la incorporación de las reglas necesarias para guiar a los usuarios finales a comprar de la manera correcta.
«Contar con un sistema de compras que no sólo sea rápido y fácil de usar, sino también inteligente era fundamental», comenta Tiedemann. «Ahora que Team Georgia Marketplace está disponible, es más fácil para los empleados hacer las compras que necesitan ahorrando tiempo, y nosotros podremos aprovechar nuestro poder de compra para negociar condiciones aún mejores cuando renovemos los contratos con los proveedores».
Como ventaja adicional, diseñada para ayudar a las entidades públicas de Georgia financiadas por los contribuyentes, Team Georgia Marketplace les permite ver las condiciones y los descuentos de los contratos de los proveedores del Estado.
Estas entidades públicas pueden «acceder al escaparate» para buscar los mejores precios y aprovechar el poder de compra del Estado, al tiempo que impulsan el negocio de los proveedores contratados por el Estado y crean una ventaja de compra adicional para el Estado de Georgia.
El futuro
Gina Tiedemann resume su análisis del «Team Georgia Marketplace» de la siguiente manera: «Es bien sabido que la consolidación del poder de compra suele representar la mayor oportunidad para contener los costes. Nuestra decisión de adoptar un nuevo enfoque, al tiempo que utilizamos sistemas y tecnologías de probada eficacia, permitirá al Estado lograr más con sus recursos y liberar a los empleados de un trabajo administrativo que requiere mucho tiempo. Eso es una victoria para todos».