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De la calificación de proveedores a la gestión de contratos: el proyecto de compra digital de illycaffè

Este artículo fue escrito originalmente por Paola Capoferro y publicado en italiano por Digital4.biz. Lee el artículo original en italiano.

Diego Pedroli, director de Compras de illycaffé, ha concedido una entrevista en la que ha comentado el proceso de digitalización de la empresa durante los últimos años. Gracias al desarrollo del Portal de Compras, impulsado por JAGGAER, illycaffè ha construido un suministro actualizado y con un alto potencial.

La aceleración de los procesos operativos de compras y la recopilación de la información necesaria para la toma de decisiones, permite aliviar la carga de trabajo de la plantilla, para que así puedan centrarse en las actividades principales y estratégicas. Esto es, en pocas palabras, el resultado obtenido por illycaffè con el proyecto de digitalización de compras.

“La digitalización se ha extendido en todas las funciones corporativas de illycaffè desde hace algunos años con diferente intensidad, pero de manera progresiva hacia un proceso de transformación digital total, en el que compras ha jugado un papel esencial”, afirma Diego Pedroli, director de Compras de illycaffè, en la entrevista. “Es innegable que con el desarrollo del canal eCommerce nos hemos acercado más al consumidor final hasta el punto de que, durante la pandemia, el canal digital era con frecuencia el primer contacto y la primera experiencia con nuestro café y nuestra marca, seguido de la experiencia en tienda buscada a propósito en nuestros establecimientos. Con el desarrollo del portal de compras de illycaffè nos hemos acercado cada vez más al mercado de proveedores, actuales y potenciales en igual medida”.

“De hecho, todas las partes interesadas en el proceso de compra tienen ahora una herramienta de colaboración a su disposición desde la acreditación y la calificación, pasando por el sourcing, la gestión de contratos, hasta la medición del rendimiento, la auditoría y la gestión de riesgos, concluyendo el ciclo con el desarrollo del proveedor en lugar de su eliminación”.

Como relata Pedroli, “la digitalización de los procesos también ha permitido aliviar la carga de trabajo a la plantilla del departamento de compras, a los que se han confiado actividades de mayor valor añadido”.

La elección de la solución adecuada

Illycaffè comenzó en 2017 un estudio de mercado para identificar las plataformas que podían satisfacer sus necesidades. “Fueron cuatro elementos en particular los que guiaron la elección de adoptar un Portal de Compras”, subraya Pedroli:

  1. Gobernanza y Compliance: optimizar la trazabilidad de los procesos para limitar el riesgo, impulsar una gestión de 360 grados de todos los proveedores. Promover el seguimiento, la mejora del rendimiento, el cumplimiento de las directrices y el proceso de compra.
  2. Métodos: introducir metodologías compartidas dentro de la comunidad global de compras, estandarizar los procedimientos, agilizar el tiempo de las respuestas internas y externas en el proceso de compras e impulsar la mejora continua a través de la puesta en común de las mejores prácticas.
  3. Transparencia: garantizar un comportamiento ético en los procesos, así como la accesibilidad a los datos y la información.
  4. Retorno económico: obtener beneficios económicos derivados de la digitalización de los procesos y registrar una reducción del TCO en las diferentes categorías de gasto.

Compras digitales: los elementos fundamentales del proyecto illycaffè

“Desde el primer momento el proceso de la digitalización de las compras contó con el apoyo de la alta dirección, que creía firmemente este proyecto, además de participar activamente en su ejecución en el papel de Comité de Dirección”, recuerda Pedroli. “En mi opinión, este elemento fue decisivo para el éxito de la iniciativa”.

Asimismo, fue fundamental la decisión de compartir la responsabilidad de la implantación entre los departamentos de compras y de IT. La introducción al proyecto y la formación del equipo de Compras y de las partes interesadas con sesiones establecidas ad hoc, también fue clave para el desarrollo.

“Todo ello ha permitido gestionar el proyecto de forma fluida”, confirma Pedroli. “Por último, no podemos olvidar el papel crucial que ha jugado nuestro socio tecnológico, JAGGAER, que no sólo ha aportado la plataforma, sino que nos ha acompañado durante todo el proceso de transformación digital.”

El futuro de las compras en illycaffè

“El objetivo de consolidar el uso del portal de compras a nivel global ya está en nuestro programa, no sólo en lo que respecta a las distintas funciones de la empresa, sino también a los proveedores que interactúan con todas las filiales extranjeras. También se está evaluando la posibilidad de aumentar la colaboración con los proveedores a nivel global en apoyo del proceso Procure-to-Pay (P2P). No se descarta el uso de la inteligencia artificial para automatizar algunos procesos de control y verificación, desde una perspectiva de automatización de procesos robóticos (RPA)”.

“En pocas palabras, el proceso de transformación digital de nuestra cadena de suministro, iniciada desde hace algunos años, cuenta con nuestro total apoyo. Los nuevos retos y nuestros futuros éxitos estarán cada vez más vinculados a la digitalización de todo el proceso empresarial: ‘del grano a la taza'”, concluye Pedroli.