How Spend Analytics Clears a Path to Higher Ed Savings

Las ventajas de las compras automatizadas en Caltech

Perfil

El Instituto Tecnológico de California (Caltech) es una prestigiosa universidad privada y una de las principales instituciones de investigación del mundo. Con su misión de ampliar el conocimiento humano y beneficiar a la sociedad a través de la investigación integrada con la educación, Caltech investiga los problemas fundamentales más desafiantes de la ciencia y la tecnología, a la vez que educa a estudiantes sobresalientes para que se conviertan en miembros de referencia en la sociedad.

 

“TechMart ha reducido drásticamente la cantidad de copias impresas necesarias para procesar una transacción. También ahorra tiempo porque se ha eliminado la necesidad de llamar a muchos de los proveedores .

José González,

Encargado de compras para el departamento de Biología

Caltech

Line of students in mortarboards with diplomas graduating

El reto

Caltech no es inmune a los retos a los que se enfrentan prácticamente todos los colegios y universidades, especialmente en la economía actual: la necesidad de adaptarse a presupuestos reducidos sin comprometer los estándares de calidad, ni privar al personal de los bienes, materiales y servicios que necesitan.

Tras revisar los gastos, el personal de compras de Caltech se dio cuenta de que, para controlar los costes, necesitaba una visibilidad mucho mayor de los patrones de compra: ¿qué gasta cada departamento? ¿Cuánto paga por los artículos? ¿Qué parte del gasto total se lleva cada proveedor? Esta cuestión llevó a la decisión de transformar por completo el proceso de compras.

En concreto, los responsables de compras de Caltech querían:

 

  • Ganar eficiencia eliminando un proceso basado en el papel en favor de la automatización de los pedidos
  • Agilizar el proceso de pedidos en todas las divisiones/departamentos
  • Maximizar la visibilidad del estado de los pedidos
  • Proporcionar a los usuarios finales acceso directo a los contratos negociados
  • Automatizar la jerarquía de aprobación financiera

Una vez cumplidas estas funciones básicas pero fundamentales, los responsables de compras podrían centrarse en cuestiones que proporcionan mejoras y transformar las compras de un “taller de pedidos” a una función de compras estratégica, con departamentos de usuarios finales que utilicen la ayuda del personal de compras para compras complejas.

La solución

En 2004, los expertos en compras de Caltech seleccionaron JAGGAER para cumplir sus objetivos. JAGGAER, diseñado específicamente para colegios y universidades, gestiona todo el ciclo de aprovisionamiento institucional, desde la solicitud, la aprobación y la compra hasta la recepción, la facturación y la tramitación del pago.

Utilizando el módulo de JAGGAER, eProcurement, Caltech creó “TechMart”, su eCommerce privado para realizar pedidos. Toda la comunidad del campus tuvo acceso a una gama más amplia de proveedores y a unas compras más fáciles y rentables. Tanto los estudiantes como el personal vieron los beneficios, por ejemplo:

Estudiante de Física, Matemáticas y Astronomía: “Me encanta TechMart. Puedo pedir suministros mientras trabajo en mi laboratorio a las dos de la mañana”.

José González, encargado de compras para el departamento de Biología: “TechMart ha reducido drásticamente la cantidad de copias impresas necesarias para procesar una transacción. Los usuarios finales simplemente crean una solicitud en TechMart y la envían de forma digital. En la mayoría de los casos, el departamento de Contabilidad no tienen que enviar una copia impresa de la factura porque toda la información necesaria para pagarla ya está en el sistema de contabilidad de Caltech. Se ahorra tiempo porque se ha eliminado la necesidad de llamar a muchos de los proveedores más habituales gracias a los catálogos”.

El beneficio más importante que ha obtenido Caltech gracias a su transformación en materia de compras ha sido la reducción de costes sin comprometer la calidad. La visibilidad del gasto ha permitido al departamento de compras agregar y aprovechar el volumen de compras de toda la institución, negociar mejores contratos y gestionar el cumplimiento de los mismos. Los usuarios finales también obtuvieron mejores precios al utilizar proveedores de catálogo, lo que a su vez se tradujo en un mayor cumplimiento de los contratos.

Además, gracias a la eficiencia en la tramitación de los pedidos, Caltech no ha tenido que añadir personal para hacer frente al aumento del nivel de supervisión y la necesidad de cumplimiento que han provocado los continuos cambios y adiciones en la política federal.

 

Resultados finales

  • El gasto gestionado se triplicó en cuatro años
  • Reducción de los costes sin comprometer la calidad.
  • 98% de adopción y satisfacción de los usuarios con el sistema de eProcurement
  • Mayor cumplimiento de los contratos.
  • Sólo el 1% de las solicitudes de compra se siguen haciendo manualmente

El futuro

En la actualidad, Caltech utiliza un conjunto completo de soluciones de JAGGAER en todo el campus. Los responsables de compras tienen la intención de seguir implementando otras funciones de JAGGAER eProcurement, como la promoción de productos sostenibles.

JAGGAER tiene un índice de adopción inusualmente alto. El índice de adopción se sitúa entre el 96 y el 98%, en gran parte debido a la facilidad de uso de JAGGAER y a sus detalladas funciones de búsqueda de productos. Aunque no había ninguna obligación de utilizar las solicitudes de compra automatizadas y, siempre habrá usuarios que prefieran sus pCards, el 99% de las solicitudes de compra pasan por el sistema automatizado.