COVID-19: Estrategias en la gestión de Compras a medio plazo

A medida que aprendemos a convivir con la COVID-19, las cadenas de suministro se estabilizan, aunque la situación es impredecible, muchas empresas están tratando de salir adelante. Una vez que se han tomado medidas inmediatas ¿cómo pueden las organizaciones garantizar la estabilidad en el futuro? ¿Qué medidas a medio plazo pueden tomar para minimizar su riesgo y maximizar el valor?

Las empresas deben priorizar algunos puntos clave y los equipos de compras pueden liderar el camino en la estrategia.

Revisa tus contratos

Un paso importante para mitigar las pérdidas y construir el futuro es evaluar los contratos. Según el Financial Times, sólo en febrero más de 3.300 proveedores en China recibieron certificados de fuerza mayor. Esto debería servir como una llamada de atención para que los equipos de compras echen un vistazo a las cláusulas de sus contratos, aquellos con cláusulas generales o vagas, ahora es el momento de reescribirlas para que haya claridad sobre las expectativas en caso de que surja una segunda oleada de Coronavirus. También es importante desarrollar planes de recuperación con tus proveedores y asegurarte de que están claramente descritos en los contratos. Desafortunadamente, las organizaciones tienen miles de contratos que examinar y los equipos de compras y legal, por eso necesitan sistemas de gestión de documentos preparados y organizados para examinar sistemáticamente las cláusulas de fuerza mayor.

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— JAGGAER (@JaggaerPro) April 30, 2020 – https://t.co/CLYS0j4lBV pic.twitter.com/40kHrnlbvY

Hay muchas preguntas que hacerse acerca de los términos de un contrato. Primero, ¿qué términos se pueden renegociar ahora mismo? Si hay áreas en el acuerdo que ya sabes que no se cumplirán o no serán necesarias para 2020, ahora es el momento de evaluarlas y hacer revisiones apropiadas con tus proveedores. También puedes encontrar oportunidades para ahorrar o mejorar las relaciones con tus proveedores debido a los cambios en el mercado. Por ejemplo, el precio de mercado de los bienes puede haber bajado y puedes aprovechar o utilizar proveedores definidos para diferentes bienes con el fin de mantener tu relación a través de la crisis.

Una suite completa de administración de contratos digitales puede ayudar con cada una de estas tareas. En particular, la inteligencia artificial o la automatización pueden permitir que el sistema ejecute el análisis de contratos en cuestión de segundos. Ahorra a tu equipo innumerables horas y libera tiempo para trabajar en generar valor. Además, estas herramientas se pueden integrar en los sistemas de gestión de proveedores para combinar los resultados del contrato con otros factores de evaluación de riesgos.

Conecta a tus proveedores digitalmente

La comunicación rápida con los proveedores es clave cuando la situación está evolucionando rápidamente. Los equipos de compras deben ser capaces de tomar decisiones rápidamente y transmitirlas a los proveedores de inmediato. Durante la crisis financiera de 2008, las empresas de manufacturing redujeron la producción. La capacidad de producción disminuyó, pero se necesitaban las mismas piezas de los mismos proveedores. Hemos visto patrones similares con la COVID-19. A medida que los trabajadores se redujeron y las plantas de fabricación se cerraban temporalmente, la producción se ha ralentizado. Como resultado, los pedidos están fluctuando significativamente, por eso es vital poder comunicar estos cambios de forma proactiva a los proveedores.

Average Line Items Per Purchase Order

It’s equally important for suppliers to be able to quickly communicate changes to you. In some cases, this might be an inability to deliver on time. You’ll want to know as soon as possible if that’s going to happen. Conversely, as suppliers ramp back up, they’ll be able to communicate quickly that parts or items are available again. As we emerge from the shutdown, having clear communication is vital. A full digital supplier management system offers the possibility to streamline these communications. A supplier portal lets you push updates and communicate securely as changes occur.

Utilice un enfoque de implementación ágil

A medida que el mundo salga de la crisis COVID, tendremos que ser capaces de dar una respuesta rápidamente. A medida que la fabricación comienza a acelerarse de nuevo, la demanda se disparará y los proveedores podrían experimentar dificultades para mantenerse al día. Tendrás que ser capaz de modificar las previsiones de tu proveedor, y una solución digital te puede ayudar.

Una solución de implementación ágil puede ofrecer resultados más rápidos a la hora de ponerse en marcha. Es igualmente importante, situar las expectativas de los usuarios en un nivel realista, configurando el sistema para una adopción más rápida y una mayor tasa de uso. Al implementar el software de forma gradual y continuar mejorándolo en función de las necesidades, puedes comenzar a trabajar con él antes y adaptarlo a las preferencias de tu equipo con el tiempo. Esto te da una plataforma para empezar a trabajar con proveedores de inmediato.

Plan de recuperación

A medida que avanzamos hacia la recuperación, necesitamos estrategias para obtener los suministros lo más rápido posible. Cuando los clientes tienen una alta demanda, los proveedores pueden sentirse abrumados y pueden no entregar a tiempo. Como resultado, puede ser necesario encontrar medios alternativos de suministro. En primer lugar, mirar hacia los proveedores locales, si están haciendo negocios a nivel local, hay menos factores, como la capacidad de transporte o las aduanas, que puedan crear interrupciones. Además, también pueden tener descuentos para las empresas locales, o orientación empresarial para dar prioridad a los clientes locales. En segundo lugar, considera temporalmente comprar piezas terminadas en lugar de fabricarlas. Por último, busca las nuevas fuentes de suministro ahora antes de necesitarlas. Si puedes identificar nuevos posibles proveedores y calificarlo podrás recurrir a ellos si es necesario.

Lo más importante es ser flexible. Cada una de estas estrategias requerirá que tu organización se mueva rápidamente y que se tomen decisiones en el momento. Con una solución digital completa, podrás tomar decisiones basadas en datos y tener más confianza en tus elecciones. Si llevas a cabo estos pasos, estás preparando el éxito a medida que el mundo comienza a volver a la normalidad.