Con las actuales circunstancias económicas a nivel mundial, no debería sorprendernos que las empresas estén buscando soluciones en tiempo real para ayudar a los departamentos de compras a identificar las posibles áreas para la reducción de costes y las oportunidades en la gestión de los gastos.
La pandemia no sólo ha creado la necesidad de un cambio en el proceso empresarial, sino que ha causado restricciones presupuestarias en muchos segmentos de la economía, ya que muchos países siguen en estado de alarma. Esto, junto con la interrupción de la cadena de suministro a nivel global, está reforzando la necesidad de revisar todas los gastos en las unidades de negocio y así poder reducirlo.
Pero, antes de tomar decisiones, es imperativo realizar un análisis del gasto en compras para saber dónde se está gastando el dinero, si hay gastos no esenciales y dónde existen oportunidades de ahorro que no afectan al rendimiento operativo.
Aunque esta necesidad tiene cierta urgencia en las circunstancias actuales, pararse a realizar este análisis facilita el poder tomar decisiones informadas y basadas en datos que se traducirán en una mejor gestión de proveedores y contratos a largo plazo.
Puntos clave del proceso
Hay tres áreas principales dentro del análisis de gasto: visibilidad, análisis y procesos, en este artículo explicamos en detalle qué es un análisis de gastos, pero resumiendo:
- Visibilidad del gasto: Obtener una visibilidad completa del gasto realizando un análisis de gasto en siete pasos y establecer la eficacia mediante la utilización de KPIs.
- Análisis de gastos: analizar los datos (limpios y organizados) para identificar a dónde va el gasto. Estos datos se pueden utilizar para aprovechar los precios competitivos y establecer estrategias de aprovisionamieto.
- Mejoras en el proceso de compra: Desarrollar una hoja de ruta o corregir la dirección basándonos en los dos puntos anteriores. Se trata del uso de los datos basados en hechos para impulsar la estrategia, cambiar los comportamientos y mejorar la toma de decisiones.
- Monitoreo: Este paso puede formar parte de las mejoras del proceso de compra. Sin embargo, con el estado actual, no se puede subestimar la importancia de supervisar el cambio para garantizar los máximos resultados.
¿Por dónde empezamos?
El éxito de este enfoque depende del proceso de identificación, recopilación, limpieza, agrupación, categorización y análisis de los datos de gasto de la organización. Realizar todos estos pasos cuando el tiempo corre en nuestra contra es esencial, aunque pueda ser desalentador para las empresas.
A continuación, ofrecemos una descripción general de los pasos para un análisis eficaz del gasto en compras:
- Identificar todas las fuentes de datos de gasto, de todos los departamentos y unidades de negocio
- Recopilar y consolidar todos los datos en una base de datos central
- Limpiar los datos, esto incluye la búsqueda y corrección de errores y la estandarización para facilitar su visualización
- Agrupar proveedores para una mejor gestión
- Clasificar tu gasto en categorías específicas para determinar cómo se gasta el dinero
- Analizar los datos de gasto y asegurar de que las mejores ofertas se han negociado con los proveedores preferidos, el número de proveedores se reduce y las prácticas de compras se comunican a todos los compradores
- Repetir el proceso regularmente para actualizar los datos y garantizar que las oportunidades de cumplimiento y ahorro se identifican de forma continua
Fundamentar los datos
Si el objetivo es controlar el gasto, realizar un análisis de gastos es el camino. Cuando los datos están basados en hechos y fundamentados, es más fácil garantizar el cumplimiento, mejorar la toma de decisiones y saber qué áreas del negocio pueden reducir el gasto.
El uso de datos y el análisis en tiempo real proporciona la información necesaria para ahorrar dinero y ganar eficiencia. Esto puede ser difícil si los datos están en diferentes formatos, sin embargo, el uso de un software de análisis de gasto es clave. Nuestra solución, Spend Analytics, no solo te dará una visibilidad completa de los gastos de tu empresa, sino que también te proporcionará ahorros y aumentará la eficiencia generando un análisis de gastos introduciendo los datos en cualquier formato y desde cualquier origen para mejorar los procesos y ofrecer resultados.