Aprovechamiento de los datos en una transformación digital: lecciones del "Chat Fireside" de JAGGAER

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Las plataformas de compras digitales son capaces de producir increíbles cantidades de datos, desde el historial de gastos hasta las puntuaciones de los proveedores, las tasas de entrega y mucho más. Pero estas cantidades masivas de datos pueden conducir fácilmente a una nueva generación de preguntas. ¿Qué significan realmente todos estos números? ¿Cómo puedo usarlos bien? ¿En qué datos puedo confiar?

En REV2019,JAGGAER organizó una discusión en el panel de chat junto a la chimenea con varios profesionales de compras para discutir estos dilemas y recopilar opiniones de expertos. Estamos destacando algunos de los puntos más importantes planteados en nuestras conversaciones para dar la información para aprovechar al máximo tus datos en la transformación digital.

 

Para obtener más información sobre el aprovechamiento de los datos, descarga el Informe de la Encuesta de Compras Digitales 2019 de JAGGAER.

 

¿Cuántos datos son demasiados?

Christopher Uher at REV2019

El gran volumen de datos generados por una solución de compras digitales puede ser abrumador, incluso para profesionales experimentados en algunas de las principales empresas del mundo. Entonces, ¿con qué datos empiezas? Christopher Uher, Director de Operaciones de EE.UU./MX en PwC, planteó esa pregunta exacta. «Tenemos tantos sistemas en su lugar. Es sólo una gran bola de datos, ¿por dónde empiezas?» La parálisis del análisis que viene con tales volúmenes de información amenaza con contrarrestar cualquier ganancia real de una mayor visibilidad. «¿Cuándo tener demasiados datos genera dificultades en lugar de ayudarte?», pregunta.

«¿Cuándo tener demasiados datos genera dificultades en lugar de ayudarte?» – Christopher Uher, PwC

Los datos más simples, como el gasto en contratos, el cumplimiento de contratos o las tasas de entrega tardía, a menudo pueden ser un buen punto de partida. En muchos casos, esta información es fácil de entender sin una limpieza de datos pesada y todavía puede proporcionar puntos de referencia claros y elementos de acción intuitivos. Una vez que tenga un control sobre sus categorías de datos más básicas, puedes graduarte en las áreas más avanzadas de tu negocio. No produce daños tener exceso de datos, siempre y cuando no dejes que te distraiga de tus prioridades. La transformación digital es un proceso, y no hay nada que diga que tienes que aprovechar toda información desde el primer día.

Que sea un trabajo a tiempo completo.

TJ Nguyen,Director Senior del Centro de Excelencia de Compras de Coca-Cola Bottlers’ Sales and Services, comprende la importancia de sumergirse plenamente en el proceso de transformación. «La transformación no puede ser un trabajo a tiempo parcial», explica. En su lugar, es crucial dedicar al menos un miembro del equipo a la causa, incluida la administración de datos. «El hecho de que le proporciones a alguien los datos no significa que pueda usarlos», explica Nguyen, haciendo hincapié en la necesidad de que un especialista en datos analice los números y proporcione información genuina, en lugar de información sin procesar, a otros clientes potenciales del equipo.

TJ Nguyen at REV2019

Otro elemento clave de una transformación digital es el factor humano: la gestión del cambio. Sin una estructura adecuada y dedicación para suavizar la transición, la baja adopción colapsara el sistema y negará cualquier ganancia potencial. «Cualquier cambio necesita dedicación a tiempo completo para crear el cambio y ayudar a los demás», explica. «Por eso establecimos un centro de excelencia».

Los Centros de Excelencia de Compras han sido un movimiento creciente en la industria en los últimos años, con Spend Matters afirmando  que «casi todas las organizaciones progresistas tienen algún tipo de Centro de Excelencia de Compras». Al centralizar la función de contratación, la transición a un sistema totalmente digital y basado en datos, el equipo de compras puede aliviar gran parte de la carga ya que de otro modo los empleados se sentirán  distribuidos. Un camino más fácil hacia la adopción conduce a datos más precisos y, a su vez, más útiles, en el futuro.

Los datos: ¿Para qué sirven?

Incluso una vez que un equipo de transición a tiempo completo está en su lugar y se ha establecido un centro de excelencia, siguen existiendo preguntas sobre qué hacer realmente con los datos y dónde ponerlos en práctica mejor. Como dice Nguyen, «Lo más importante es, ¿cómo se utilizan los datos para justificar la inversión continua?» Diferentes equipos tienen diferentes necesidades, por lo que no hay un tamaño que se adapte a todas las respuestas, pero hay algunos beneficios de alto nivel que casi todas las organizaciones pueden poner en uso. El objetivo final para la mayoría es pasar de la compra reactiva a la proactiva.

«¿Cómo se utilizan los datos para justificar la inversión continuada?» – TJ Nguyen, CCBSS

«Utilizamos los datos para hablar sobre nuestros próximos pasos», explica Nguyen. «Es en nuestras estrategias de gestión de categorías, cómo nos relacionamos con nuestros clientes, cómo nos relacionamos con nuestros proveedores.» El uso de puntos de datos para iniciar conversaciones con proveedores y clientes no solo puede generar confianza en que te estás moviendo en la dirección correcta, sino que también puede ayudar a priorizar los elementos de acción y aclarar los desacuerdos. Comentando cómo se puede utilizar información clave para resolver disputas, Nguyen cita el adagio de mucho tiempo: «En Dios confiamos. Todos los demás traen datos».

Para otros, tener números precisos significa poder ver el gasto más específicamente por unidad de negocio o en un nivel agregado. Carmen González, que tiene décadas de experiencia en el espacio de la cadena de suministro y ahora gestiona la contratación en el campo de la educación superior, habló sobre cómo una transformación digital le permitió ver con mayor precisión el gasto en toda su universidad, entre la universidad de pre-grado, las escuelas de postgrado y el hospital universitario. Para otras empresas, esto podría significar el contraste entre sitios de fabricación, oficinas o unidades de negocio.

Carmen Gonzalez at REV2019

Además, González hizo hincapié en la importancia de comunicarse con sus clientes para construir un apoyo para el proyecto de transformación digital. Al proporcionar vistas previas de qué tipos de datos están disponibles, puede recopilar fácilmente comentarios de los usuarios para ver lo que piensan que les será útil. A partir de ahí, los equipos de compras pueden trabajar con estos comentarios para implementar una solución de uso compartido de datos que tenga sentido. Este tipo de compromiso con los clientes genera entusiasmo por el proceso de digitalización y hace que los usuarios se sientan conectados y escuchados, aumentando la adopción más adelante.

Deirdre Taub, Directora de Compras de SiriusXM, advierte a los equipos de compras que sigan siendo realistas sobre el cronograma para recopilar y aprovechar los datos durante el proceso de transformación. Ella advierte contra el pensamiento de la alta gerencia: «¡Ponemos el sistema para que ahora podamos ser más estratégicos!» En su lugar, dice, «Es un viaje. Nos va a llevar potencialmente un año, y entonces tal vez podamos empezar a entrar en los elementos estratégicos». Dar un paso cada vez, aconseja, y no veas la montaña de datos como abrumadora. «Es desafiante, pero emocionante.»

 

 

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