Nichts ohne Lead Buyer

Freudenberg Sealing Technologies

Freudenberg Sealing Technologies ist Zulieferer, Entwicklungs- und Servicepartner für Kunden verschiedenster Marktsegmente, beispielsweise der Automobilindustrie, der zivilen Luftfahrt, dem Maschinen- und Schiffsbau, der Lebensmittel- und Pharmaindustrie sowie der Landund Baumaschinenindustrie. Ausgehend vom 1929 bei Freudenberg entwickelten Simmerring®, verfügt Freudenberg Sealing Technologies heute über ein breites, kontinuierlich kundenorientiert ausgerichtetes Produktportfolio an Dichtungs- und Schwingungstechnik – von maßgeschneiderten Einzellösungen bis hin zu kompletten Dichtungspaketen. Im Geschäftsjahr 2013 erzielte Freudenberg Sealing Technologies, als größte Geschäftsgruppe von Freudenberg, einen Umsatz von fast 2 Milliarden Euro und beschäftigte rund 17.000 Mitarbeiter.

Die Anforderung

Der Einkauf von Freudenberg Sealing Technologies ist global aufgestellt. Die Hauptregionen mit den jeweils strategischen Einkaufs-organisationen sind in Plymouth/USA und in Weinheim/Deutschland, wobei die globale Leitung des Einkaufs in den USA angesiedelt ist. Die strategischen Weichen für die Einführung eines Lieferantenportals wurden aufgrund von Größe, Komplexität und Systemumgebung in Europa gestellt. Das Ziel war der Aufbau einer umfassenden Lieferantendatenbank, in der alle bestehenden und auch potentiellen Lieferanten zentral zu finden sind. Freudenberg Sealing Technologies schafft dadurch Transparenz und verbessert seine Marktposition. Die Herausforderung lag darin, aus den unterschiedlichen Anforderungen, die von Rohstoffen, Maschinen und Werkzeugen bis hin zum indirekten Material reichen, ein einfach zu handhabendes und kompaktes Lieferantenportal zu schaffen.

Die Lösung

Zum Zeitpunkt des Projektbeginns hatte Freudenberg Sealing Technologies bereits ein umfassendes SCMProjekt für automatisierte Bestellvorgänge und schlanke Logistikprozesse mit JAGGAER erfolgreich umgesetzt. Somit wurde die Lösung erweitert. Durch die Implementierung eines modernen Lieferantenportals kann das Unternehmen bereits bei der Lieferantenauswahl leistungsfähige Anbieter identifizieren. Bisher lief dieser Prozess nicht immer systematisch ab. Die Registrierung war zwar über die Website generell möglich, dennoch waren bis zur tatsächlichen Aufnahme in den Lieferantenpool Telefonate bzw. Emails nötig. Heute entlastet JAGGAER das Einkaufsteam und erledigt all diese manuellen Tätigkeiten mit Hilfe von Workflows im Hintergrund.

Bewirbt sich ein Lieferant über die Homepage von Freudenberg, bekommt dieser einen Link zur Vorregistrierung und Überprüfung mittels D-UN-S® Nummer, um Dubletten im System zu vermeiden. Die Zugangsdaten bekommt der Lieferant in einem darauf folgenden Schritt. Durch die Angabe der Haupt-Warengruppe erfolgt die Zuordnung zu dem verantwortlichen Lead Buyer, der auch die Entscheidung trifft, wie der Lieferant in der Lieferantendatenbank abgebildet wird. Ziel des Online-Portals ist es, das gesamte Lieferantenspektrum abzubilden, beispielsweise durch jeweils individuell für die Warengruppen erstellte Profilfragen beim Onboardingprozess. Das erleichtert dem Lead Buyer bei Lieferantenbewerbungen den Entscheidungsprozess.

In JAGGAER sind auch Lieferanten eingespielt, die bereits in SAP vorhanden sind. Durch die beidseitige Synchronisation über die gemeinsame Schnittstelle ist garantiert, dass in JAGGAER immer der aktuellste Datenstand zur Verfügung steht. Die laufende Pflege seiner Stammdaten übernimmt der Lieferant über seinen System-Zugang selbst, sodass der Einkauf entlastet wird. Bei Überprüfungen und Kundenaudits liefert die Einkaufslösung die aktuellsten Informationen über den Lieferanten auf Knopfdruck.

Die zentrale Datenspeicherung unterstützt zukünftig auch das Zertifikatsmanagement. Der Lieferant muss bereits bei der Registrierung seine aktuellsten gängigen Zertifikate inkl. Ablaufdatum hochladen. Zudem erfolgt ein Upload von Dokumenten für die Zusammenarbeit, wie Geheimhaltungsvereinbarung, Corporate Compliance und Qualitätsrichtlinie. Vor Ablauf der Frist wird der Lieferant rechtzeitig vom System erinnert die aktuellen Dokumente hochzuladen. Diese Informationen sind dann wiederum zentral verfügbar und nicht wie bisher in unterschiedlichen Systemen abgelegt.

Die einheitliche Datenbank umfasst bestehende Lieferanten aus dem SAPSystem sowie Lieferanten, die sich initiativ beworben haben. Durch die hinterlegte Warengruppe pro Lieferant ist es dem Einkäufer möglich, nur die für ihn tatsächlich relevanten Lieferanten anzufragen. Die Funktionalitäten des RFQModuls automatisieren und standardisieren diesen Vorgang. Nach der Angebotsabgabe kann der Einkäufer die Preise nach unterschiedlichen Methoden auswerten und vergleichen. Der Lead Buyer kann nun im System mehrere Szenarien durchspielen und den Lieferanten unterschiedlich bewerten. Im Global Sourcing ist es essentiell, die Lieferantenauswahl am TCO-Ansatz festzumachen. JAGGAER stellt hierzu detaillierte Cost Breakdowns auf Materialgruppenebene zur Verfügung, die Freudenberg nun als Standard verwendet. Jeder Einkäufer kann heute auf vergangene RFQs zugreifen und von bereits erstellten Anfragestrukturen oder abgefragten Preisen der Kollegen profitieren.