Semikron: Neue Flexibilität im Dokumentenmanagement mit Lieferanten
Semikron
SEMIKRON ist einer der weltweit führenden Hersteller von Leistungsmodulen und -systemen. Seine Produkte bilden die Herzstücke moderner, energieeffizienter Motorantriebe und industrieller Automatisierungssysteme. SEMIKRON ist ein 1951 gegründetes Familienunternehmen mit Sitz in Nürnberg, Deutschland. Heute hat SEMIKRON weltweit über 2.800 Mitarbeiter in 30 Niederlassungen. Das internationale Netzwerk aus operativen Gesellschaften mit Produktionsstandorten in Brasilien, China, Frankreich, Deutschland, Indien, Italien, Korea, der Slowakei, Südafrika und den USA stellt eine schnelle und umfassende Betreuung der Kunden sicher.
Die Anforderung
Gerade das Dokumentenmanagement kann den Einkauf bei Unternehmen wie SEMIKRON, die weltweit in hoher Frequenz bestellen, ausbremsen, vor allem wenn viele Prozesse noch manuell bearbeitet werden. Denn sie sind zeit- und ressourcenintensiv und laufen Gefahr, aufgrund vieler Einzelschritte und Abstimmungen in der Intransparenz zu versinken. Mit einem Einkaufsvolumen von 330 Mio. Euro zählt das Unternehmen 525 Lieferanten für Produktionsmaterial und 8.400 Lieferanten für Indirekte Materialien.
Sowohl im Anfrage- als auch Bestellprozess entstehen zwischen SEMIKRON und seinen Lieferanten zahlreiche Dokumente, deren perfektes Handling wirtschaftlich und rechtlich saubere Abläufe sichert. Das beginne bei der Anforderung benötigter Zertifikate und Qualifikationsnachweise bei einer Auswahl von Lieferanten bis über den begleitenden, revisionssicheren Dokumentenaustausch bei der Bestellung der gewünschten Komponenten.
Die Lösung
SEMIKRON entschied sich für JAGGAER Document Approval Exchange (DAE), um zukünftig mit nur einer einzigen Plattform den Großteil des Dokumentenmanagements zwischen Unternehmen und Lieferanten vollautomatisch umzusetzen. Mit Hilfe der Plattform können Lieferanten über alle Pflichtdokumente informiert werden und deren Inhalt bestätigen, bevor sie den Auftrag erhalten – hinsichtlich Produkthaftung und Qualitätsmanagement ein absolutes Muss. Durch das flexible Dokumentenmanagement kann SEMIKRON nahezu zu jedem Zeitpunkt noch Änderungen vornehmen, die von allen potentiellen Lieferanten sofort eingesehen werden können. Die Einführung von sogenannten DAE- Kampagnen stellen sicher, dass alle Beteiligten jeden Dokumentenaustausch im Einkaufsprozess nachvollziehen können und jederzeit sofortigen Zugriff auf den aktuellen Status erhalten. Denn auch wenn sich bloß ein Pflichtdokument ändert, kann das mitunter eine ganze Reihe an Folgeprozessen bedeuten, die bisher die Bestellung und Produktion verzögern konnten. Der große Vorteil ist die zentrale Dokumentation aller Änderungen von Spezifikationen, Normen und Zertifikaten. Da jeder Beteiligte darauf Zugriff hat, verkürzt das die Reaktionszeit.
Einheitliche Bewertung
Auch die Lieferantenbewertung, die zuvor an jedem der 10 weltweiten Standorte separat vorgenommen wurde und folglich nicht im gesamten Unternehmen zur Verfügung stand, wird nun mit JAGGAER zentralisiert. SEMIKRON verfolgt das Prinzip der Corporate Bewertung und lässt Aspekte wie das Umwelt- und Qualitätsmanagement eines Lieferanten genauso einfließen wie sein Gesundheitsmanagement, die Arbeitssicherheit und den Code of Conduct, zu dem er sich bekannt hat. Der Lieferant kann dies zentral einpflegen, sodass der Einkauf und auch die Qualität Einsicht in alle gültigen Zertifikate und Nachweise bekommen. Bisher angefallene Mehrfacharbeit entfällt.
Kommunikation Bündeln
Ein weiterer Vorteil der Plattform ist die Möglichkeit, an eine Vielzahl von ausgewählten Lieferanten eine einheitliche Nachricht zu versenden. Der Lieferantenkreis kann hier individuell definiert werden. Zusätzlich ist
die Reaktion des Lieferanten nachvollziehbar dokumentiert. Das ist beispielsweise wichtig bei der Veränderung von Verpackungsrichtlinien oder bei der Aufforderung zum Nachweis von Haftpflichtversicherungen. Die Aufwendige Kommunikation via E-Mail entfällt an dieser Stelle.
Lieferant Einbeziehen
So hilfreich die DAE-Lösung von JAGGAER ist – ihre Funktionalität steht und fällt mit der Bereitschaft seitens der Lieferanten, mit ihr zu arbeiten. Die Akzeptanz der Lieferanten hängt stark vom erzielten Nutzen für sie ab. SEMIKRON musste seine Lieferanten zunächst abholen und von den Chancen überzeugen, sodass sie überhaupt auf dem Portal aktiv werden. Schließlich sind Lieferanten ein wichtiger Teil der Supply Chain.
Im Moment befindet sich SEMIKRON in einem Transformationsprozess, bei dem lokal orientierte Einkaufsgesellschaften zu einem Corporate Einkauf entwickelt werden. Ziel ist es, alle Lieferanten für Produktionsmaterial auf dem Portal zu integrieren sowie teil-weise Dienstleister aus anderen Sparten wie Marketing oder Facility Management. Auch wenn Standorte wie Südafrika, USA, Australien und Korea noch nicht an das System angeschlossen sind, wird auch für sie JAGGAER perspektivisch zur zentralen Drehscheibe für Informationen und strategische Einkaufsprozesse werden.
Erreichter Nutzen mit JAGGAER
- Schnelle und problemlose Abstimmung mit Lieferanten
- Kein aufwändiger Email-Versand großer Dokumente
- Revisionssichere Dokumentation und einfache Daten-Aktualisierung
- Automatische Erinnerung beim Ablauf von Dokumenten
- Sicherung wirtschaftlich und rechtlich sauberer Prozessabläufe
- Unternehmensweit einheitlicher Dokumentationsstandard
- Zentrale Drehscheibe für Informationen und Dokumente
