Procure to Pay (P2P) Evaluation Checklist

Procure-to-Pay: Smarte Lösungen für Beschaffungs-Prozesse

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Unter der Bezeichnung Procure-to-Pay (kurz P2P) lassen sich sämtliche Aktivitäten des Beschaffungs-Prozesses zusammenfassen. Dies reicht von der Bedarfsermittlung über den Wareneingang bis zur Abwicklung der Rechnungen. Procure-to-Pay-Software erleichtert Ihnen die Schritte des Procurement-Prozesses dank digitaler Tools. Gerade im Zusammenhang mit Digitalisierung und Industrie 4.0 wird eine durchdachte Procure-to-Pay-Lösung für Unternehmen jeder Größe immer wichtiger.

Was bedeutet Procure-to-Pay?

Procure-to-Pay (auch bekannt als Purchase-to-Pay oder P2P) beschreibt zum einen den Gesamtprozess des Beschaffungswesens. Zum anderen bezeichnet Procure-to-Pay entsprechende Softwarelösungen, die auf Automatisierung dieses Prozesses ausgelegt sind. Darin enthalten sind die Prozessschritte von der Bestellung bis zur Verbuchung und Bezahlung. Dies umfasst unter anderem die Anforderung, den Einkauf, den Eingang, die Erfassung und die Rechnungsabwicklung der Produkte.

P2P ist folglich ein aufwändiger und übergeordneter Prozess, an dem zahlreiche Unternehmensabteilungen und Personen teilhaben. Die daraus entstehende Komplexität kann unübersichtliche Ausmaße annehmen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße beziehungsweise einem bestimmten Beschaffungsvolumen ist ein manueller P2P-Prozess oftmals ein zu aufwändiges Unterfangen. Denn der Prozess ist nicht nur mit erheblichem Zeitaufwand verbunden, sondern auch anfällig für menschliche Fehler. Abhilfe verspricht da ein automatisierter P2P-Prozess. Eine durchdachte Procure-to-Pay-Software kann die Effizienz deutlich erhöhen und gleichermaßen zur Kostensenkung beitragen.

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Wie funktioniert der Procure-to-Pay-Prozess?

Der Procure-to-Pay-Prozess lässt sich verstehen als Gesamtheit mehrerer einzelner Vorgänge. Meist finden diese in verschiedenen Unternehmensbereichen oder unterschiedlichen Abteilungen statt und es ist eine Vielzahl an Personen beteiligt. Beispielhaft seien die Einkaufsabteilung und das Rechnungswesen genannt. Da so viele verschiedene Organisationseinheiten im Unternehmen betroffen sind, handelt es sich um einen eher komplexeren Prozess.

Eine Softwarelösung mit integriertem Purchase-to-Pay-Prozess automatisiert mehrere Bausteine. Damit der Prozess funktioniert sind folgende Prozessschritte von der Procure-to-Pay-Software zu berücksichtigen:

  • E-Procurement
  • Dokumentenaustausch
  • Rechnungsautomatisierung
  • elektronische Zahlung

E-Procurement

Das E-Procurement ist der elektronische Einkaufsprozess. Nutzerfreundliche Lösungen ermöglichen es, Bedarfsanforderungen über integrierte Kataloge zu generieren. Die Bestellung kann automatisiert an Lieferanten übermittelt werden. Ein durchdachtes E-Procurement-System erfasst ebenso den Wareneingang. Dieser lässt sich mit den Bestellungen und Rechnungen abgleichen.

Dokumentenaustausch

Die im Rahmen der Procure-to-Pay-Lösung genutzten Dokumente sollten auf digitalem Wege ausgetauscht werden. Der elektronische Austausch dient der Zeit- und Kosteneinsparung und schont Ressourcen. Dies umfasst die Teilschritte der Bedarfsanforderung ebenso wie die Bestellbestätigungen und die Rechnungsabwicklung.

Der Dokumentenaustausch kann unmittelbar zwischen den Beteiligten erfolgen oder über ein Transaktions-Netzwerk. Ein solches kann zwischen verschiedenen Lösungsanbietern vermitteln und unterschiedliche Dateiformate austauschen. Auch Validierung, Transport und Archivierung der ausgetauschten Dokumente kann ein solches Netzwerk übernehmen.

Rechnungsautomatisierung

Im Purchase-to-Pay-Prozess spielt hinsichtlich der Automatisierung besonders die Rechnungsverarbeitung eine Rolle. Hier lassen sich viele Teilschritte automatisieren. Eine gute P2P-Lösung kann eingehende Rechnungen mit Aufträgen, Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Identifiziert das System Übereinstimmungen, lassen sich Prozesse anhand von systemintern hinterlegten Regeln automatisiert verarbeiten.

Sofern kein Abgleich möglich ist, kann das P2P-Sytsem auf der Rechnung nach verantwortlichen Personen suchen und Genehmigungen einfordern. Nur wenn auf der Rechnung keine Referenz zu finden ist, muss ein Kreditorenbuchhalter eingreifen und eine Genehmigung manuell einfordern oder einen Ansprechpartner auswählen.

Elektronische Zahlung

Der Purchase-to-pay-Prozess schließt mit der Bezahlung einer Rechnung ab. Dabei sind Aspekte wie Zahlungszeitpunkte oder Rabatte und Skonti von Relevanz. Es handelt sich um Überlegungen, die hinsichtlich des Umlaufkapitals von strategischer Relevanz sind. Bei der Rechnungsabwicklung treffen Lieferanten- und Kundenbedürfnisse aufeinander. Kunden haben möglichst lange Zahlungsziele, während Lieferanten auf frühzeitige Zahlung setzen.

Gute P2P-Lösungen ermöglichen es daher, bestimmte Zahlungsparameter anzulegen, die zur Lösung dieser Konflikte beitragen. Dazu gehören beispielsweise Möglichkeiten der Zwischenfinanzierungen für Lieferanten. Eine weitere Möglichkeit sind finanzielle Anreize für Kunden zur Beschleunigung der Zahlung, beispielsweise in Form von Rabatt und Skonto.

Welche Ziele verfolgen Procure-to-Pay-Softwaresysteme?

Das wesentliche Ziel von Procure-to-Pay ist, den Gesamt-Beschaffungsprozess mittels Automatisierung optimal auszugestalten. Teilziele bestehen in einer Erhöhung der Effizienz des Prozesses sowie einer Reduktion der Kosten. Weiterhin eliminieren automatisiert arbeitende Systeme menschliche Fehlerquellen. Im Gegensatz zu einem manuell ablaufenden Prozess bietet die Automatisierung sowohl eine geringere Fehleranfälligkeit als auch eine größere Transparenz.

Die Automatisierung bietet zudem die Möglichkeit, die Prozessschritte des Purchase-to-Pay genau zu kontrollieren. Im Sinne einer Kontrolle des Einkaufs kann die Software beispielsweise mit Einkaufsbudgets arbeiten und zu deren Einhaltung beitragen. Zu diesem Zwecke können Ausgabegrenzen definiert werden. Ein innerhalb des Budgets befindlicher Einkaufsauftrag könnte eine automatische Genehmigung erfahren und weitergeleitet werden. Sobald es zur Genehmigung kommt, wird aus dem Antrag direkt eine Bestellung. In einem nächsten Schritt kommt es zur Weiterleitung zum zuständigen Lieferanten.

Welche Probleme löst Purchase-to-Pay-Software?

Eine übergeordnete Herausforderung des Purchase-to-Pay-Prozesses ist die Abbildung aller Anforderungen der beteiligten Abteilungen und Personen. Die beteiligten Organisationseinheiten sehen sich mit Problemen wie langen Prozess-Durchlaufzeiten, fehlender Transparenz, fehlender Effizienz und mangelnder Liquiditätsplanung konfrontiert.

Lange Durchlaufzeiten sind oft das Resultat manueller Prozesse. Gerade Beschaffung und Einkauf hängen von einer Vielzahl einzelner Entscheidungen ab, durch die der Gesamtprozess zeitaufwändig wird. Sobald sich auch nur eine einzelne Entscheidung verzögert, wirkt sich dies auf das Tempo des gesamten Prozesses aus. So kann es in der Praxis oft dazu kommen, dass bestimmte Bedarfsmeldungen vergessen werden oder liegenbleiben.

Mit einer guten P2P-Lösung wird der Prozess um eine Art digitales Gedächtnis erweitert. Mit durchdachten Workflow-Optionen und Erinnerungsfunktionen bleiben wichtige Aufgaben im Blick und werden teils automatisiert ausgeführt.

Beurteilen Sie Anbieteranforderungen für eine erfolgreiche P2P-Implementierung:  P2P-Evaluierungs-Checkliste downloaden

Das Problem mangelnder Transparenz können digitale P2P-Systeme lösen, indem sie alle Beteiligten tagesaktuell auf dem Laufenden halten. Einzelne Prozessschritte lassen sich von allen Beteiligten beziehungsweise Berechtigten nachvollziehen. Ohne die digitale Integration der Prozessschritte geht in Procurement-Prozessen schnell der Überblick verloren. Durch viele verschiedene Kommunikationswege und Beteiligte geraten wichtige Entscheidungen aus dem Fokus.

Die Problematik der ineffizienten manuellen Durchführung wichtiger Prozessschritte lässt sich durch Automatisierung beheben. Insbesondere entfällt durch die geringere Fehleranfälligkeit jede Menge Mehrarbeit für Mitarbeiter. Zusätzliche Arbeitsschritte aufgrund von Prozessfehlern oder Kommunikationsproblemen lassen sich vermeiden.

Ein integrierter P2P-Prozess trägt weiterhin zur Lösung des Problems der Liquiditätsplanung bei. Damit die Planung kurz- und mittelfristig möglich ist, empfiehlt sich eine frühzeitige Terminierung anstehender Zahlungen. Dies scheitert oft an einer mangelnden Integration der Bereiche Beschaffung und Buchhaltung. Mit P2P-Systemen wird diese Integration hergestellt. Überdies trägt die Verknüpfung der Bereiche Beschaffung und Finanzwesen dazu bei, dass sich Quartals- und Jahresabschlüsse in der Buchhaltung schneller erfassen und abschließen lassen.

Wie sieht eine erfolgreiche Purchase-to-Pay-Strategie aus?

Wie andere Punkte der Digitalisierung geht es auch bei einer Purchase-to-Pay-Strategie nicht um die reine Ablösung analoger durch digitale Prozesse. Strategisch ist P2P als Gesamtaufgabe zu verstehen, die eine Vielzahl von Organisationseinheiten betrifft. Der Übergang zu einem digitalen Purchase-to-Pay-System ist daher als Gelegenheit zu verstehen, den gesamten P2P-Prozess Ihres Unternehmens einer genauen Analyse zu unterziehen.

Hierbei sollten sich Schwachpunkte und Optimierungs-Potenziale aufdecken lassen. Es empfiehlt sich insbesondere, die Effizienz des Datenaustauschs und der Kommunikation zwischen den Beteiligten des Beschaffungsprozesses auf den Prüfstand zu stellen. Dazu gehört die interne Kommunikation zwischen den Unternehmens-Abteilungen ebenso wie die Kommunikation mit den Lieferanten.

Wo im Beschaffungs-Prozess Ihres Unternehmens noch manuelle Vorgehensweisen gängig sind, sollten Sie hinterfragen, ob diese noch erforderlich sind. Smarte digitale Lösungen können für viele manuelle Prozesse die effizientere Alternative sein.

Da sich die Potenziale der Industrie 4.0 immer weiter entfalten und auf viele Branchen ausdehnen werden, ist eine weitgehende Digitalisierung der Prozesse eine Voraussetzung, um konkurrenzfähig zu bleiben. Gerade ein relevanter Prozess wie Purchase-to-Pay eignet sich, die Chancen intelligenter und integrierter Software-Lösungen zu nutzen.

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